Globale Suche

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Globale Suche

Mit der globalen Suche ist eine Workspace-übergreifende Suche nach Dokumenten und Formulareingängen möglich.

Wie benutze ich die globale Suche?

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Sie aktivieren die globale Suche mit Klick auf das “Lupen”-Symbol rechts oben in Ihrem Paperless Account. Anschließend öffnet sich ein Suchfenster, in das Sie Ihren Suchbegriff eingeben können.

Unterstütze Suchbegriffe

Suche nach Dokumenten:

  • Name des Dokuments (z.B. Vertrag Mustermann)
  • Name der Empfänger eines Dokuments (z.B. Max Mustermann)
  • E-Mail Adresse der Empfänger eines Dokuments (z.B. max@mustermann.de)
  • Platzhalter in einem Dokument (z.B. 30.000€)
  • Erfasste Daten in einem Dokument (z.B. Musterstraße 25)
  • Textblöcke in einem Dokument (z.B. die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate)
  • Berechnungen/Ergebnisse der Rules Engine in einem Dokument (z.B. Einzelkind als Ergebnis Regel blocks.kinder.rows.length === 1)

Suche nach Formulareingängen:

  • Name des Formulareingangs (z.B. Max Mustermann Formular)
  • Name des Antragsstellenden eines Formulars (z.B. Max Mustermann)
  • E-Mail Adresse des Antragsstellenden eines Formulars (z.B. max@mustermann.de)
  • Erfasste Daten in einem Formular (z.B. Musterstraße 25)
  • Platzhalter in einem Formular (z.B. 30.000€)

Wichtige Hinweise:

  • Dokumente im Entwurfstatus sind von der Suche ausgeschlossen.
  • Bei der Suche nach mehreren Wörtern werden Suchergebnisse priorisiert, welche alle Wörter enthalten. Das Vorkommen eines Wortes reicht jedoch bereits aus, um als Suchergebnis zu erscheinen.
  • Der Suchbegriff darf keine Tippfehler enthalten. Es gibt keine automatische Korrektur/Zuordnung.
  • Archivierte Dokumente und Formulareingänge sind ebenfalls in der Suche enthalten
  • Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle.
  • Bei der Suche nach mehreren Wörtern spielt die Reihenfolge der Wörter keine Rolle. Die Suche nach Max Mustermann findet das gleiche wie Mustermann Max.
  • Es kann nicht nach Wortbestandteilen gesucht werden, die Suche nach Wortanfängen (Präfixsuche) wird jedoch unterstützt. Beispiel: Suche nach Gast findet auch Gasthaus. Dagegen wird Gasthaus bei einer Suche nach haus nicht erscheinen.

Voraussetzungen für die globale Suche

Paperless Nutzer bekommen ausschließlich Suchergebnisse für Dokumente und Formulareingänge von Workspaces in denen sie selbst Mitglied sind. Dabei spielen die Rechte des Nutzers im Workspace (Gast, Sender, Admin, Inhaber) keine Rolle. Bereits ab der Nutzer-Rolle Gast werden Dokumente und Formulareingänge aus diesem Workspace als Suchergebnisse in der globalen Suche gelistet.