In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mittels der Prozess-Engine, Daten aus einem ausgefüllten Formular / Dokument automatisch in ein nachfolgendes Dokument übertragen können.

Mögliche Anwendungsfälle

Diese Funktion ist hilfreich, wenn:

Sie komplexere Freigabeprozesse abbilden möchten, bei denen der 1. Empfänger die auzufüllenden Felder der nachfolgenden Empfänger nicht sehen soll.
Zum Beispiel, weil es sich um vertrauliche Prüfkriterien handelt.
Nachfolgende Empfänger noch nicht bei dem Versand des Dokument bekannt sind, sondern erst durch den 1. Empfänger angegeben werden.
Sie einen Förderantragsprozess abbilden möchten, bei dem z.B der Bescheid Informationen aus dem Antragsformular enthalten soll.

Das Fallbeispiel

Der in diesem Artikel beschriebene Anwendungsfall ist der Folgende:
Eine Person füllt ein Antragsformular aus. Alle eingesammelten Daten, werden in ein zusätzliches Dokument übertragen. in welchem der Genehmiger anschließend seine Prüffelder ausfüllt.
In diesem Beispiel ist der Genehmiger immer die gleiche Person.

💡 Mehrere Empfänger bzw. ein Genehmiger lässt sich natürlich auch in einen Standard-Workflow integrieren. Die Prozess-Engine kommt hier nur zum Einsatz, damit der Antragsteller die Prüffelder nicht einsehen kann.

Sobald das Formular abgeschickt wird, erstellt die Prozess-Engine automatisch ein neues Dokument, basierend auf einem Template. Alle relevanten Daten aus dem Formular werden direkt in dieses Dokument übertragen. Der Genehmiger erhält das Dokument per E-Mail, sieht die bereits ausgefüllten Daten und muss nur noch seine Unterschrift leisten.

Voraussetzungen & wichtige Regeln

1) Rechte

Damit Sie Prozesse zuverlässig anlegen/konfigurieren können, brauchen Sie ausreichende Rechte im Workspace (in der Praxis: Workspace-Inhaber).

2) Slugs sind die „Schlüssel“ für die Datenübernahme

Die Datenübernahme passiert über den technischen Namen (Key/Slug) eines Feldes. Diese Slugs müssen im Formular und im Template identisch sein, sonst werden Werte nicht übernommen.

3) Editierbare Felder einstellen

Wenn Sie übernommene Felder im Folge-Dokument nicht editierbar machen wollen, dann:

Lege diese Felder im Template ohne Empfänger-Zuweisung an (keinem Teilnehmer zugewiesen).
Zusätzliche Felder, die im Folge-Dokument ausgefüllt werden sollen (z. B. „Freigabe erteilt“), weisen Sie einem Teilnehmer zu.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Formular erstellen

Erstellen Sie ein Formular mit allen notwendigen Feldern
Änderen Sie den Namen des Empfängers in "Antragsteller"
Vergeben Sie passende Slugbezeichnungen

💡 Hinweise zur Vergabe von Slugs: Slugs werden automatisch generiert, können aber angepasst werden. Verwenden Sie für Slugs ausschließlich Kleinbuchstaben und Unterstriche - Umlaute und Sonderzeichen können zu Fehlern führen.

Schritt 2: Template erstellen

Ziel: Das Template enthält alle Felder, die der Antragsteller ausgefüllt hat (mit exakt den gleichen Slugs) inklusive der Prüffelder des Genehmigers.

Erstellen Sie auf Basis des Formulars ein Template

Hier erfahren Sie, wie Formularfelder schnell und einfach in Templates kopiert werden könne n
Entfernen Sie die Empfänger-Zuweisung der Felder

💡 Damit der Empfänger die übernommenen Angaben nicht ändern kann, darf im Template kein Empfänger für die jeweiligen Felder zugewiesen sein. Der Zugewiesen-Status kann durch Öffnen des Dropdowns und Maus-Hover über das Icon auf der linken Seite neben dem Empfängernamen entfernt werden.

Schritt 3: Umsetzung des Prozesses

Wir konfigurieren den Prozess so, dass ein Dokument aus einem Template erstellt wird. Dabei nutzen wir JavaScript-Logik innerhalb der Prozess-Engine, um Empfänger dynamisch zu definieren und Daten zu mappen.

Erstellen Sie im Prozess-Tab in Paperless einen neuen Prozess über den Button + Prozess erstellen mit dem Trigger Bei Abschluss eines bestimmten Formulars.
Wählen Sie anschließend ihr Formular aus.

Schritt 4: Node „Dokument hinzufügen“ konfigurieren

Fügen Sie unmittelbar nach dem Startpunk ein neues Dokument hinzu
Hinterlegen Sie alle relevanten Einstellungen:

- Template: Ihr zuvor erstelltes Template

- Workspace: Ziel-Workspace für das neue Dokument

- Nutzer : Name, welcher als Absender des Dokuments verwendet wird

- Direkt versenden: AKTIVIEREN
(Dieser Prozess-Use-Case funktioniert nur korrekt, wenn das Dokument direkt versendet wird.)

💡 Dieser Prozess-Use-Case funktioniert nur korrekt, wenn das Dokument direkt versendet wird. Hintergrund: Wenn „Direkt versenden“ deaktiviert ist, landet das Dokument in den Entwürfen – in dieser Konstellation funktioniert die Datenübernahme nicht.

Visualisierung

**
Konfiguriere nun die Felder**

1.5 Empfänger

Hier definieren Sie, wer das Dokument erhalten soll. In unserem Beispiel ist der Empfänger immer dieselbe Person, weswegen wir seine E-Mail direkt hinzufügen können.

Wenn der Empfänger stets dieselbe Person ist, kann dieser im Template bereits im Voraus festgelegt werden. Öffnen Sie dazu das jeweilige Template im Editor und klicken Sie auf „Empfänger“.
Aktivieren Sie anschließend die Option „Vorbelegen“.

Daraufhin können Sie den Namen sowie die E-Mail-Adresse der entsprechenden Person hinterlegen. Zusätzlich besteht im Bereich „Angepasste E-Mail“ die Möglichkeit, eine individuelle Nachricht für diesen Empfänger zu definieren.

1.6 Daten übernehmen

Hier findet die eigentliche Magie statt: Die Übertragung der Inhalte. Damit die Datenübernahme funktioniert, müssen die Slugs der Felder, wie Sie bereits wissen im Formular und im Template identisch sein.

Sie haben drei Möglichkeiten, die Übernahme zu steuern:

Option A: Alle passenden Felder übernehmen

Dies ist die einfachste Methode. Alle Felder mit identischem Slug werden automatisch befüllt.

[
{
submission_id: nodes.start.submission.id,
slugs: { all: true }
}
]

💡Hinweis: Dieser Code ist bereits beispielhaft im Prozess hinterlegt. Um ihn verwenden zu können, müssen Sie die Code Zeilen "auskommentieren" - sprich die Slash-Zeichen entfernen.

Option B: Alle Felder übernehmen - außer spezifische Ausnahmen

Nutze dies, wenn fast alles übernommen werden soll, außer sensible Daten wie interne Notizen.

[
{
submission_id: nodes.start.submission.id,
slugs: { except: ['interne_notiz', 'gehalt'] }
}
]

Option C: Nur explizit genannte Felder übernehmen

Die sicherste Methode, wenn Sie die volle Kontrolle darüber haben möchten, welche Daten fließen.

[
{
submission_id: nodes.start.submission.id,
slugs: { only: ['vorname', 'nachname', 'abteilung'] }
}
]

Häufige Fehler & Troubleshooting

1) „Teilnehmer wurde angelegt, aber Felder wurden nicht übernommen“

Fast immer:

Slug im Formular ≠ Slug im Template (Tippfehler, andere Benennung, Groß-/Kleinschreibung). 09-input-blocks
Fix: Slugs abgleichen und neu testen.

2) „Im Code ist alles grün / Kommentar – ich bekomme Fehler“

Im Code-Editor sind Zeilen mit // Kommentare. Kommentare werden nicht ausgeführt. Sobald Sie aber „Pseudo-Code“ als echten Code einfügen, gibt es Fehler.

3) Prozess lässt sich nicht sauber anlegen / Trigger-Auswahl fehlt / UI wirkt „kaputt“

Das kann an fehlenden Workspace-Rechten liegen. Stellen Sie sicher, dass Sie die nötige Rolle (praktisch: Workspace-Inhaber/Owner) haben.

4) Dokument wird erstellt, aber bleibt Entwurf und Prozess wirkt „unvollständig“

Prüfe im Node:

Direkt versenden muss aktiv sein

01 Prozess-Engine: Datenübernahme von Feldern