In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Prozess-Engine nutzen können, um Workflows basierend auf Eingaben in Formularen oder Dokumenten in verschiedene Richtungen zu lenken. So können Sie automatisierte Aktionen – wie den Versand einer E-Mail oder eines Dokuments – gezielt an die Eingabe Ihrer Empfänger anpassen.

Fallbeispiel

Stellen Sie sich folgendes folgendes Szenario vor:

Ein Nutzer füllt ein Mitgliedsformular einer Wohngenossenschaft aus und gibt an, ob er schon Angehörige als Mitglied in der Genossenschaft hat. Wir gehen davon aus, dass die Wohngenossenschaft Neuanmeldungen ablehnt, wenn der Anfragende keine Angehörige in der Wohngenossenschaft hat.

Je nach Auswahl soll der Prozess automatisch:

• bei der Auswahl Ja ein Dokument (wie zum Beispiel ein Vertrag) an den Ausfüllenden gesendet werden

• bei der Auswahl Nein eine Ablehnungs-E-Mail versendet werden

Visuelle Darstellung des Prozesses

In der Prozess-Engine wird dies mithilfe eines Bedingungs-Knotens (Condition Node) umgesetzt. Dieser wird direkt nach dem Startformular in den Workflow eingefügt und prüft die Eingabe des Nutzers – je nach Ergebnis verzweigt der Prozess automatisch in die entsprechende Richtung.

• Startpunkt: Formular "Bedingung" wurde abgeschlossen.

• Bedingung: Prüfung der Eingabe.

• Ausgänge: Der Prozess verzweigt sich in die Pfade "Hat Angehörige" oder "Hat keine Angehörige".

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Formular korrekt vorbereiten

Damit die Bedingung funktioniert, muss das Formular sauber vorbereitet sein.

Erstellen Sie im Formular ein Feld, z. B.:

• Feldtyp: Radio-Button oder Dropdown

• Label: „Sind Angehörige von Ihnen Mitglied in der Wohngenossenschaft?“

• Slug (technischer Name): angehoerige

Optionen:

• „Ja“ → Slug: angehoerige_ja

• „Nein“ → Slug: angehoerige_nein

Schritt 2: Prozess erstellen

Prozess anlegen

Der Prozess soll so konfiguriert werden, dass je nach Auswahl im Formular entweder eine E-Mail mit der Absage oder ein Folge-Dokument versendet werden sollen.
Der Startpunkt des Prozesses ist somit der Abschluss des Formulars.

Umsetzung der Bedingung

Klicken Sie auf das + unterhalb des Startpunkts, anschließend öffnet sich ein Fenster mit möglichen Prozessschritten.
Wählen Sie hier unter Ablauf die Bedingung aus.

Der Bedingungs-Knoten wertet die Formulareingabe des Nutzers aus und entscheidet, welcher Pfad im Workflow als nächstes ausgeführt wird.

Legen Sie im Bedingungs-Knoten zwei Ausgänge an:

• Hat Angehörige

• Hat keine Angehörige

Der Code-Baustein

Für die Konfiguration der Ausgänge wir der folgende Java-Script-Code verwendet:

if (nodes.start.blocks.angehoerige.options.angehoerige_ja.selected) {
  ['Hat Angehoerige']
} else {
  ['Hat keine Angehoerige']
}

Erklärung des Codes

• nodes.start: Greift auf das Start-Formular des Prozesses zu.

• .blocks.angehoerige: Spricht das spezifische Feld (Radio-Button oder Checkbox) mit dem Slug angehoerige an.

• .options.angehoerige_ja.selected:
  Prüft, ob die Option mit dem Slug angehoerige_ja ausgewählt wurde.

  • Wenn true → Rückgabe ['Hat Angehörige']

  • Wenn false → Rückgabe ['Hat keine Angehörige']

Wichtige Hinweise für die Konfiguration

• Übereinstimmung der Namen: Die Ausgänge, die Sie im Code zurückgeben(z.B. Hat Angehörige), müssen exakt so in der Nutzeroberfläche des Knotens angelegt sein

• Keine Umlaute bei Slugs: Verwenden Sie bei den Slugs keine Umlaute (nutzen Sie ae statt ä), um Fehler in der Verarbeitung zu vermeiden.

Weiterführende Möglichkeiten

Dieses Beispiel fokussiert sich auf die Logik der Bedingung. Sie können den Prozess nach der Verzweigung beliebig weiterführen. Im beschriebenen Beispiel würde hier das Anlegen der E-Mail Node sowie der Dokumenten Node folgen.

Lernen Sie hier, wie Sie mit der E-Mail Node arbeiten.

Lerne Sie hier, wie Sie mit der Dokumenten Node arbeiten.

Möchten Sie mehr über komplexe Bedingungen erfahren oder benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung eines Prozesses? Kontaktieren Sie unser Support-Team oder schauen Sie in unsere weiteren Help-Center Artikel