Berechtigungs-Rollen
In Paperless gibt es zwei Ebenen auf denen Berechtigungs-Rollen von Nutzern festgelegt werden können. Zum einen auf Organisations-Ebene und zum anderen auf Workspace-Ebene.
Die Berechtigungs-Rollen auf Workspace-Ebene regeln, welche Rechte ein Nutzer innerhalb eines Workspaces hat und dementsprechend beziehen sich die Berechtigungs-Rollen der Organisation auf mögliche Aktionen auf Organisations-Ebene.
Berechtigungen auf Organisations-Ebene
Eine Person kann drei verschiedene Rollen innerhalb einer Organisation haben: Nutzer, Admin und Inhaber.
Sobald ein neuer Nutzer zur Organisation hinzugefügt wird, erhält er automatisch die Rolle Nutzer und hat keinen Zugriff auf die Organisations-Einstellungen. In den Organisations-Einstellungen können allgemeine Einstellungen, Nutzer, Workspaces, das Brand Design, Integrationen und die Account-Abrechnung verwaltet werden.
Nutzer haben keinen Zugriff auf die Organisations-Einstellungen und arbeiten lediglich innerhalb der Workspaces, in denen sie Mitglied sind.
Admins können die gesamte Organisation verwalten. Dazu zählen:
Nutzer zur Organisation einladen und löschen
Workspaces erstellen und verwalten
Brand Design (Logo & Farben für Ausfülloberfläche, E-Mails und PDFs) konfigurieren
Integrationen einrichten und verwalten
Abrechnung des Accounts einsehen und managen
Inhaber sind Eigentümer der Organisation und haben die gleichen Rechte wie Admins.
Ein Inhaber ist zusätzlich in der Lage jedem beliebigen Workspace beizutreten, auch wenn er in diesen nicht aktiv eingeladen wurde.
Die Rechte eines Inhaber sollten dementsprechend nur Personen gegeben werden, die die Befugnis haben alle Dokumente einer Organisation einzusehen.
Die untenstehende Matrix gibt Ihnen einen Überblick über die Rechte der Nutzerrollen auf Organisationsebene.
Berechtigungen auf Workspace-Ebene
Die Berechtigung eines Nutzers auf Workspace Ebene kann direkt festgelegt werden, wenn der Nutzer eingeladen wird. Die Rollen können im Nachgang jederzeit angepasst werden.
Zur Verfügung stehen die Rollen Gast, Sender, Admin und Inhaber
Ein Gast hat lediglich das Recht Dokumente und Templates anzusehen, während ein Sender dazu befugt ist Dokumente zu versenden.
Ein Sender kann keine Templates bearbeiten, allerdings kann er Dokumente vor dem Versand anpassen.
Sie möchten nicht, dass ein Sender Dokumente bearbeiten kann?
Sprechen Sie uns gerne an, wir schalten Ihnen gerne ein passenden Modul an.
Beispiel: Der Vertrieb soll keine Anpassungen in Verträgen vor dem Versand vornehmen dürfen, sondern lediglich die Verträge versenden können.
Als Admin ist die Person in der Lage neue Nutzer einzuladen und Templates anzupassen.
Der Inhaber hat die gleichen Rechte und unterscheidet sich nur in sofern von dem Admin, dass er bestehende Nutzer auch wieder entfernen kann.
Die untenstehende Matrix gibt Ihnen einen Überblick über die Rechte der Nutzerrollen auf Workspace-Ebene.
