Aufbau & Nutzer

Aufbau

💡 Um Paperless besser kennen zu lernen, ist es zunächst wichtig, einen groben Überblick über den Aufbau der Plattform zu haben. Wie ist Paperless aufgebaut? Die Grundlage eines jeden Accounts ist die Organisation. Innerhalb einer Organisation können verschiedene Workspaces angelegt werden, z.B. um eine Struktur für verschiedene Abteilungen zu schaffen. Den einzelnen Workspaces können Nutzer mit verschiedenen Bearbeitungsrechten zugeordnet werden. Innerhalb eines Workspaces können Dokumente, Templates und Formulare verwaltet werden.

Nutzer einladen

Nutzer einladen Wie kann ich neue Nutzer zu Paperless einladen? 💡 Nur Organisations-Mitglieder mit den Rollen Admin und Inhaber können neue Nutzer zu Paperless einladen Personen, die noch keinen Paperless Account haben, müssen zunächst in den Organisations-Einstellungen hinzugefügt werden. Über die Organisationseinstellungen (Zahnrad-Icon) unten links, gelangen Sie direkt zur Nutzerverwaltung. Unter Organisation wählen Sie Benutzer aus. Oben rechts auf Mitglieder hinzufügen klicken. Nutzer hinzufügen E-Mail des neuen Nutzers eintragen und den Workspace auswählen, mit dem der Nutzer arbeiten wird. (Optional) Sie können direkt die Rolle des Nutzers innerhalb des Workspaces festlegen. Eine Rolle beschreibt, welche Bearbeitungsrechte ein Nutzer innerhalb eines Workspaces hat. Das kann je nach Workspace variieren. 💡 Nutzer innerhalb eines Workspaces können die folgenden Rollen haben: Gast, Sender, Admin und Inhaber. Gäste können Dokumente,Templates und Formulare lediglich einsehen, jedoch keine Dokumente versenden oder bearbeiten. Als Sender ist das Mitglied befugt, Templates zu nutzen und Dokumente zu versenden. Admins und Inhaber können darüber hinaus Nutzer, Templates & Formulare verwalten. In der Nutzerübersicht, sind alle aktiven Nutzer, sowie jene, die die Einladung noch nicht angenommen haben, aufgelistet. Auch die Rolle eines Nutzers innerhalb einer Organisation kann hier bei Bedarf geändert werden. Grundsätzlich erhalten alle neuen Nutzer in der Organisation die Rolle Nutzer. Erfahren Sie hier alle über die Berechtigungsrollen von Nutzern auf Workspace und Organisationsebene:

Berechtigungs-Rollen

So ändern Sie die Berechtigungs-Rollen für Nutzer in der Organisation 💡 Nur Organisations-Mitglieder mit den Rollen Admin und Inhaber können Berechtigungs-Rollen für andere Nutzer ändern. Sobald ein neuer Nutzer zur Organisation hinzugefügt wird, erhält er automatisch die Rolle Nutzer und hat keinen Zugriff auf die Organisations-Einstellungen. In den Organisations-Einstellungen können allgemeine Einstellungen, Nutzer, Workspaces, das Brand Design, Integrationen und die Account-Abrechnung verwaltet werden. 💡 Es können dabei drei verschiedene Berechtigungs-Rollen eingestellt werden: Nutzer (Standard), Admin und Inhaber. Nutzer haben keinen Zugriff auf die Organisations-Einstellungen und arbeiten lediglich innerhalb der Workspaces, in denen sie Mitglied sind. Admins können die gesamte Organisation verwalten. Dazu zählen: Nutzer zur Organisation einladen, bearbeiten und löschen Workspaces erstellen und verwalten Brand Design (Logo & Farben für Ausfülloberfläche, E-Mails und PDFs) konfigurieren Integrationen einrichten und verwalten Abrechnung des Accounts einsehen und managen Inhaber sind Eigentümer der Organisation und haben die gleichen Rechte wie Admins.

Globale Suche

💡 Mit der globalen Suche ist eine Workspace-übergreifende Suche nach Dokumenten und Formulareingängen möglich. Wie benutze ich die globale Suche? Sie aktivieren die globale Suche mit Klick auf das “Lupen”-Symbol rechts oben in Ihrem Paperless Account. Anschließend öffnet sich ein Suchfenster, in das Sie Ihren Suchbegriff eingeben können. Unterstütze Suchbegriffe Suche nach Dokumenten: Name des Dokuments (z.B. Vertrag Mustermann) Name der Empfänger eines Dokuments (z.B. Max Mustermann) E-Mail Adresse der Empfänger eines Dokuments (z.B. max@mustermann.de) Platzhalter in einem Dokument (z.B. 30.000€) Erfasste Daten in einem Dokument (z.B. Musterstraße 25) Textblöcke in einem Dokument (z.B. die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate) Berechnungen/Ergebnisse der Rules Engine in einem Dokument (z.B. Einzelkind als Ergebnis Regel blocks.kinder.rows.length === 1) Suche nach Formulareingängen: Name des Formulareingangs (z.B. Max Mustermann Formular) Name des Antragsstellenden eines Formulars (z.B. Max Mustermann) E-Mail Adresse des Antragsstellenden eines Formulars (z.B. max@mustermann.de) Erfasste Daten in einem Formular (z.B. Musterstraße 25) Platzhalter in einem Formular (z.B. 30.000€) Wichtige Hinweise: Dokumente im Entwurfstatus sind von der Suche ausgeschlossen. Bei der Suche nach mehreren Wörtern werden Suchergebnisse priorisiert, welche alle Wörter enthalten. Das Vorkommen eines Wortes reicht jedoch bereits aus, um als Suchergebnis zu erscheinen. Der Suchbegriff darf keine Tippfehler enthalten. Es gibt keine automatische Korrektur/Zuordnung. Archivierte Dokumente und Formulareingänge sind ebenfalls in der Suche enthalten Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle. Bei der Suche nach mehreren Wörtern spielt die Reihenfolge der Wörter keine Rolle. Die Suche nach Max Mustermann findet das gleiche wie Mustermann Max. Es kann nicht nach Wortbestandteilen gesucht werden, die Suche nach Wortanfängen (Präfixsuche) wird jedoch unterstützt. Beispiel: Suche nach Gast findet auch Gasthaus. Dagegen wird Gasthaus bei einer Suche nach haus nicht erscheinen. Voraussetzungen für die globale Suche Paperless Nutzer bekommen ausschließlich Suchergebnisse für Dokumente und Formulareingänge von Workspaces in denen sie selbst Mitglied sind. Dabei spielen die Rechte des Nutzers im Workspace (Gast, Sender, Admin, Inhaber) keine Rolle. Bereits ab der Nutzer-Rolle Gast werden Dokumente und Formulareingänge aus diesem Workspace als Suchergebnisse in der globalen Suche gelistet.

Neue Version: Berechtigungs-Rollen

In Paperless gibt es zwei Ebenen auf denen Berechtigungs-Rollen von Nutzern festgelegt werden können. Zum einen auf Organisations-Ebene und zum anderen auf Workspace-Ebene. Die Berechtigungs-Rollen auf Workspace-Ebene regeln, welche Rechte ein Nutzer innerhalb eines Workspaces hat und dementsprechend beziehen sich die Berechtigungs-Rollen der Organisation auf mögliche Aktionen auf Organisations-Ebene. Berechtigungen auf Organisations-Ebene Eine Person kann drei verschiedene Rollen innerhalb einer Organisation haben: Nutzer, Admin und Inhaber. Sobald ein neuer Nutzer zur Organisation hinzugefügt wird, erhält er automatisch die Rolle Nutzer und hat keinen Zugriff auf die Organisations-Einstellungen. In den Organisations-Einstellungen können allgemeine Einstellungen, Nutzer, Workspaces, das Brand Design, Integrationen und die Account-Abrechnung verwaltet werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf die Organisations-Einstellungen und arbeiten lediglich innerhalb der Workspaces, in denen sie Mitglied sind. Admins können die gesamte Organisation verwalten. Dazu zählen: Nutzer zur Organisation einladen und löschen Workspaces erstellen und verwalten Brand Design (Logo & Farben für Ausfülloberfläche, E-Mails und PDFs) konfigurieren Integrationen einrichten und verwalten Abrechnung des Accounts einsehen und managen Inhaber sind Eigentümer der Organisation und haben die gleichen Rechte wie Admins. Ein Inhaber ist zusätzlich in der Lage jedem beliebigen Workspace beizutreten, auch wenn er in diesen nicht aktiv eingeladen wurde. Die Rechte eines Inhaber sollten dementsprechend nur Personen gegeben werden, die die Befugnis haben alle Dokumente einer Organisation einzusehen. Die untenstehende Matrix gibt Ihnen einen Überblick über die Rechte der Nutzerrollen auf Organisationsebene. Berechtigungen auf Workspace-Ebene Die Berechtigung eines Nutzers auf Workspace Ebene kann direkt festgelegt werden, wenn der Nutzer eingeladen wird. Die Rollen können im Nachgang jederzeit angepasst werden. Zur Verfügung stehen die Rollen Gast, Sender, Admin und Inhaber Ein Gast hat lediglich das Recht Dokumente und Templates anzusehen, während ein Sender dazu befugt ist Dokumente zu versenden. Ein Sender kann keine Templates bearbeiten, allerdings kann er Dokumente vor dem Versand anpassen. Sie möchten nicht, dass ein Sender Dokumente bearbeiten kann? Sprechen Sie uns gerne an, wir schalten Ihnen gerne ein passenden Modul an. Beispiel: Der Vertrieb soll keine Anpassungen in Verträgen vor dem Versand vornehmen dürfen, sondern lediglich die Verträge versenden können. Als Admin ist die Person in der Lage neue Nutzer einzuladen und Templates anzupassen. Der Inhaber hat die gleichen Rechte und unterscheidet sich nur in sofern von dem Admin, dass er bestehende Nutzer auch wieder entfernen kann. Die untenstehende Matrix gibt Ihnen einen Überblick über die Rechte der Nutzerrollen auf Workspace-Ebene.