Inhaltsblöcke und Formularfelder

Von Sebastian Herd und Aleksandra Mijalcic

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Inhalts- und Formularfelder

Inhaltsfelder Mit Inhaltsfeldern können verschiedene Informationen bereitgestellt werden. Angefangen bei Texten, Bildern oder Videos, aber auch mittels Tabellen oder PDF-Anhängen. Kurz gesagt, alle Informationen, die Sie in Ihrem Dokument oder Formular übermitteln möchten. Formularfelder Formularfelder dienen dazu, Informationen von Empfängern einzuholen – darunter fallen bspw. Angaben wie Firmenanschriften, Kontodaten oder Unterschriften. Diese Informationen müssen nicht mühsam aus E-Mails oder PDFs zusammen gesucht werden, sondern können bequem an einem zentralen Ort erfasst werden - nämlich in Ihrem Dokument oder Formular. Felder hinzufügen Um ein Feld hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst Ihr Dokument, Formular oder Ihre Vorlage. Auf der rechten Seite ist der Builder zu sehen, über den Inhalts- und Formularfelder eingefügt werden können. Greifen Sie dazu ein Feld mit der Maus und platzieren Sie es an gewünschter Stelle. Damit neue Felder korrekt eingefügt werden können, werden alle bestehenden Felder durch eine blaue Markierung hervorgehoben. Dies ermöglicht es Ihnen, neue Felder über, unter oder zwischen den derzeitigen Feldern zu positionieren. Bevor ein Formularfeld eingefügt werden kann, muss zunächst einer der festgelegten Empfänger bzw. Ausfüller ausgewählt werden. Handelt es sich um eine interne Person, ein Kunde oder bspw. ein Lieferant? Ist der Empfänger festgelegt, können Sie das gewünschte Feld per Drag & Drop einfügen. Inhaltsfelder können unabhängig von Empfängern eingefügt werden.

Zuletzt am 20. August aktualisiert

Duplizieren, löschen und verschieben

Duplizieren Um ein Feld zu duplizieren, klicken Sie es an und wählen dann das Symbol "Duplizieren" in dem schwebenden, kleinen Kreis rechts neben dem Feld aus. Das duplizierte Feld wird demselben Empfänger / derselben Rolle zugewiesen und hat die gleiche Ausrichtung wie das ursprüngliche Feld. Felder verschieben Klicken Sie ein Feld an und greifen das Kästchen mit dem = Symbol auf der linken Seite. Ziehen Sie das Feld an eine andere Stelle und lassen es dort los. Der blaue Strich zeigt Ihnen, wo das Feld platziert wird, wenn Sie es loslassen. Sie können Felder oberhalb, unterhalb, rechts und links von einem Objekt platzieren. Spaltengröße verändern Werden neue Felder ergänzt, so haben diese automatisch die gleiche Breite. Um die Breite der Felder anzupassen, klicken Sie einfach in ein beliebiges Feld einer Reihe. Mit einem Klick auf “Spalteneinstellungen” oben rechts, können Sie die Größe der Felder beliebig verändern. Sie können wählen zwischen: Gleiche Breite - hier werden alle Felder einer Reihe automatisch gleich groß dargestellt. Variable Breite - die Größe des Feldes orientiert sich automatisch an der Länge der Bezeichnung. Spezifische Breite - die Größe kann nach Wunsch beliebig eingestellt werden. Löschen Wählen Sie den Block aus, den Sie nicht mehr benötigen und klicken Sie auf das Mülleimer Icon rechts neben dem Block. Beachten Sie, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Felder gruppieren Um gleichzeitig mehrere Felder zu verschieben, zu löschen oder zu duplizieren, können Sie diese ganz einfach gruppieren. Sie gruppieren Felder, indem Sie eine Fläche über die zu gruppierenden Feldern ziehen. Sobald ein blauer Rahmen um die Felder liegt, sind diese markiert. Gehen Sie dann in der Bearbeitungsmaske rechts auf Blöcke gruppieren oder klicken auf Ihrer Tastatur die Befehle STRG + G (Windows) oder CMD + G (Mac) ein. Formularfelder als Pflichtfeld markieren Ist das Ausfüllen eines Feldes für den Abschluss des Dokuments zwingend erforderlich, so kann dieses Feld als Pflichtfeld markiert werden. Falls die Einstellung Pflichtfeld nicht aktiviert ist, besteht die Möglichkeit, dass der Empfänger das Dokument oder Formular abschließt, ohne das entsprechende Feld auszufüllen. Ist ein Feld als Pflichtfeld markiert, ist der Ausfüller daran gehindert, das Dokument abzuschließen, solange das Feld nicht ausgefüllt ist. Um die Einstellung anzupassen, klicken Sie auf ein Formularfeld, rechts öffnen sich automatisch die Einstellungen des Formularfelds, in welcher die Option aktiviert werden kann. Mehrzeilige Formularfelder Ein Formularfeld ist standardmäßig einzeilig. Sie können dies in den Einstellungen des Formularfelds ändern. Sobald ein Textfeld mehrzeilig ist, passt sich die Größe des Feldes dynamisch dem Text an. Validierung von Formularfeldern Darüber hinaus gibt es eine Option zur Validierung von Textfeldern, falls Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Empfänger die richtigen Daten im jeweiligen Feld hinterlegen. Ist bei einem Feld die E-Mail Validierung hinterlegt, so wird automatisch überprüft, ob der Eintrag dem Format xxxx@domain.xyz entspricht. Neben der Validierung der E-Mail Adresse stehen noch weitere vorgefertigte Validierungsmöglichkeiten zur Verfügung: Nummer Postleitzahl Umsatzsteueridentifikationsnummer Zudem können Sie über Eigene Valididierungsregeln beliebige, individuelle Validierungsregeln für jegliche Formularfelder hinterlegen. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Zuletzt am 20. August aktualisiert

Formularfelder Typen

Texteingabe Texteingabefelder sind dazu da, um Informationen wie Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Empfängers bzw. Ausfüllers zu erfassen. Eben alle Informationen, die durch eintippen bereitgestellt werden können. Checkbox Eine Checkbox ist ein Auswahlfeld, im Vergleich zum Texteingabefeld wird hier die passende Option vom Ausfüller ausgewählt, statt diese einzutippen. Sie können beliebig viele Auswahlmöglichkeiten hinzufügen. Die Checkbox lässt sich als Button oder als Liste anzeigen. Der Empfänger kann hier mehrere Optionen auswählen. Radio Button Im Gegensatz zu der Checkbox ist es dem Empfänger bei den Radio Buttons nicht möglich, eine Mehrfachauswahl zu treffen. Es kann lediglich eine Auswahl getroffen werden. Radio Buttons lassen sich zusätzlich zur Liste und Buttons auch als Drop Down Menü anzeigen. Signatur Das Signaturfeld wird verwendet, um die rechtssichere Unterschriften der Empfänger zu erfassen. Beim Unterschreiben wird automatisch der Zeitstempel erfasst, der, sobald alle Empfänger das Dokument ausgefüllt haben, im Audit Trail protokolliert wird. Neben dem Ort und dem Datum kann zum Beispiel auch die Rolle des Unterzeichners abgefragt werden. Datumsfeld Im Datumsfeld können Sie verschiedene Daten erfassen, z. B. das Datum der Unterzeichnung, das Geburtsdatum usw. Wenn Sie in den Einstellungen des Datenfeldes die Option “Automatisch auf heute setzen” aktivieren, wird beim Ausfüllen bzw. unterschreiben automatisch das aktuelle Datum eingesetzt. Datei-Upload Das Feld "Datei Upload" ermöglicht es Ihren Empfängern, Dateien in Ihr Dokument oder Formular hochzuladen. Diese Funktion unterstützt die folgenden Dateitypen: .jpg, .png, .gif, .mp4, .zip, .docx, .pdf, .xlsx, .csv.pptx. Kontodaten Mit dem Feld Kontodaten, können die Bankdaten des Empfängers abgefragt werden. Mittels einer Echtzeit-Validierung wird sofort bei der Eingabe überprüft, ob die hinterlegte IBAN existiert und die BIC wird dann automatisch ermittelt und eingesetzt. Datensatz Die Datensatz Funktion wird häufig benutzt, wenn Sie Informationen erfassen möchten, aber die Anzahl an Einträgen nicht bekannt, bzw. von Empfänger zu Empfänger unterschiedlich ist. Müssen zum Beispiel bei einem Antrag für Kindergeld Angaben zu den einzelnen Kindern getätigt werden, ist vorab nicht klar, um wie viele Kinder es sich handelt. Um das Datensatzfeld zu nutzen, platzieren Sie es in Ihrem Dokument oder Formular. Neben der Bezeichnung können Sie auch den Button, der den Empfängern die Möglichkeit gibt, weitere Einträge hinzuzufügen, frei gestalten. In der Mitte des Feldes sehen Sie eine grau gestrichelte Box mit einem “Plus”. Hier können Sie jetzt beliebig viele Formularfelder hinzufügen. Alle Felder, die Sie hinzufügen, entsprechen einem Eintrag. Über den Button mit dem "Plus" können vom Ausfüller dann weitere Einträge hinzugefügt werden.

Zuletzt am 19. August aktualisiert

Eigene Validierungsregeln

💡 Mit eigenen Validierungsregeln können beliebige Sachverhalte in Echtzeit bei der Eingabe hinsichtlich definierter Kriterien überprüft werden. So können Sie beispielsweise für ein Textfeld die Validierungsregel "Darf maximal 10 Zeichen lang sein" hinterlegen, um zu verhindern, dass Texteingaben in diesem Textfeld länger als 10 Zeichen lang sind. Ausfüllende erhalten dann eine von Ihnen festgelegte Fehlermeldung und können das Dokument oder Formular nicht abschließen. 💡 Validierungsregeln steigern die Datenqualität Ihrer über Dokumente oder Formulare eingesammelten Daten. Mit eigenen Validierungregeln können beliebige, für Ihre Anwendungsfälle zugeschnittene Validierungen hinterlegt werden. Die Option der "eigenen Validierungsregeln" steht für alle Formularfelder zur Verfügung. Wie erstelle ich eigene Validierungsregeln? Aktivieren Sie dazu unter der normalen Validierung die Eigenen Validierungsregeln. Anschließend öffnet sich eine Eingabemaske. Im ersten Schritt werden Sie aufgefordert die Fehlermeldung für die Validierung festzulegen. Die Fehlermeldung ist der Texthinweis, der einem Ausfüllenden in rot unter dem Formularfeld angezeigt wird, wenn die Eingabe nicht Regelkonform ist. 💡 Alternativ können Sie eine von vielen vordefinierten Validierungen nutzen und diese bei Bedarf im nächsten Schritt anpassen. Im zweiten Schritt können Sie die Regeln mit Java Script definieren und anschließend Speichern. Wenn Sie eine Vorlage benutzt haben, können Sie in diesem Schritt den Java Script Code nach ihren Wünschen anpassen. Über das + können Sie sich beliebig viele Validierungsregeln hinzufügen und diese über die Anfasser auf der linken Seite umsortieren. Validierungsregeln bearbeiten & löschen Klicken Sie auf die Regel, die Sie bearbeiten oder löschen möchten. Nachfolgend können Sie die Fehlermeldung der Regel oder den Java Script Code anpassen. Zusätzlich können Sie mit Klick auf Regel löschen die Regel entfernen.

Zuletzt am 28. September aktualisiert