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Propstack x Paperless Integration

Alle Informationen zur Nutzung von Paperless im Propstack CRM – von der Erstellung der Paperless Vorlagen bis hin zu Anleitungen für das Hinterlegen dynamischer Regeln.
Aleksandra Mijalcic Sebastian Herd
Von Aleksandra Mijalcic und Sebastian Herd
• 13 Artikel

1 Starten mit Paperless: Eine Übersicht

Dashboard Nach erfolgreicher Registrierung gelangst du direkt zum Paperless Dashboard. Hier erhältst du einen schnellen Überblick über: die Nutzung deiner Dokumente in Zahlen, aktuelle Neuigkeiten und wichtige Produkt-Updates. Navigation und Funktionen im Überblick In der linken Navigationsleiste findest du den Bereich Dokumente. Hier siehst du alle erstellten und versendeten Dokumente samt aktuellem Bearbeitungsstatus. Du erkennst sofort, welche Dokumente bereits abgeschlossen sind und welche noch ausgefüllt/unterschrieben werden. Templates Im dritten Reiter findest du den Bereich Templates – deine Vorlagenzentrale. Dort kannst du: Eigene Vorlagen erstellen, um diese in Propstack zu nutzen Bestehende Vorlagen von Sven Johns nutzen (diese sind bereits für dich hinterlegt) Hier erfährst du, wie du Templates erstellst. Content Library Die Content Library ermöglicht dir, wiederverwendbare Bausteine zu erstellen – z. B. einen einheitlichen Header oder rechtliche Hinweise. Diese kannst du beim Erstellen neuer Templates mit wenigen Klicks einfügen. Formulare 💡 Die Funktion Formulare ist ein kostenpflichtiges Add-On, welches nach Buchung in deinem Paperless Account freigeschaltet wird. Du hast Interesse an diesem Add-On? Wende dich zur Aktivierung bitte an deinen Propstack Ansprechpartner. Der letzte Reiter führt dich zu den Paperless Formularen. Im Gegensatz zu Dokumenten werden Formulare nicht per E-Mail versendet, sondern über einen freigebbaren Link bereitgestellt. Jede Person mit diesem Link kann das Formular direkt ausfüllen. Beispiel: Du möchtest eine Mieterselbstauskunft erfassen? Dann kannst du das Formular direkt im Exposé hinterlegen – Interessenten füllen es einfach über den Link aus. Mehr zur Formular Erstellung hier.

Zuletzt am 13. Mai aktualisiert

2.3 Dynamische Templates auf Basis von CRM-Daten

Mit Paperless lassen sich Inhalte in Verträgen mithilfe von Regeln dynamisch ein- oder ausblenden. So wird das Ausfüllerlebnis noch intuitiver und die Vertragsverwaltung effizienter. Im folgenden Beispiel zeigen wir, wie sich Inhalte in einem Vertrag automatisch anpassen, je nachdem mit welchen Daten eine Variable befüllt ist. Du findest hier ein ausführliches Erklärungsvideo sowie weiter unten im Artikel eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Beispiel-Code. https://vimeo.com/1082941451?share=copy Schritt-für-Schritt Anleitung: Bedingte Sichtbarkeit auf Basis von CRM-Daten Zielsetzung: Je nachdem, ob im Propstack-Feld „Kategorie“ der Wert „Kauf“ oder „Miete“ hinterlegt ist [1], soll sich der angezeigte Text im Vertrag [2] automatisch anpassen. Wenn „Kauf“ → soll der Text „Name des Käufers“ erscheinen Wenn „Miete“ → soll der Text „Name des Mieters“ erscheinen Dafür wird eine Gruppe im Template verwendet, die beide Varianten enthält – also jeweils den passenden Textblock und die dazugehörige Variable. Blöcke gruppieren Wenn du mehrere Inhaltsblöcke gleichzeitig steuern möchtest – zum Beispiel, um sie gemeinsam ein- oder auszublenden – empfiehlt sich der Einsatz des Gruppen-Blocks. Diesen findest du rechts in der Seitenleiste unter den Inhaltsblöcken. Du kannst ihn per Drag-and-Drop in dein Template ziehen und anschließend beliebig viele Blöcke hineinverschieben. Alternativ kannst du mit der Maus einen Rahmen um die gewünschten Blöcke ziehen, die du gruppieren möchtest. Daraufhin erscheint rechts ein Menü mit zusätzlichen Optionen, in dem du einfach „Blöcke gruppieren“ auswählst. Die markierten Blöcke werden dann automatisch in einer Gruppe zusammengefasst. 💡Die Gruppierung eignet sich besonders gut, wenn du bestimmte Inhalte abhängig von Bedingungen ein- oder ausblenden möchtest – etwa für verschiedene Vertragsszenarien oder optionale Informationen. Bedingte Sichtbarkeitkeit einstellen Klicke die erstellte Gruppe an [1] und aktiviere unten rechts im Einstellungsbereich die Option „Bedingte Sichtbarkeit“. [2] Daraufhin öffnet sich der Low-Code-Editor, in dem du die gewünschte Regel hinterlegst. Für dieses Beispiel lautet der Code folgendermaßen: tokens["einheit.typ"] === "Miete" Erklärung: einheit.typ ist der Name der Variable "Miete" ist der Wert, bei dem die Gruppe sichtbar sein soll Neutral formuliert lautet die Regel demnach: tokens["name.variable"] === "Wunschtext" Regel testen Aktiviere die Vorschau (Testmodus) Wechsel zu den Platzhaltern und befülle den Platzhalter einheit.typ mit dem Wert „Miete“. Jetzt sollte der entsprechende Block – z. B. „Name des Mieters“ – automatisch sichtbar sein.

Zuletzt am 15. Mai aktualisiert

2.4 Dynamische Templates mit Sichtbarkeitsregeln

In Paperless kannst du Inhalte in Verträgen mithilfe von Regeln dynamisch steuern – also ein- oder ausblenden, je nachdem, welche Eingaben durch den Empfänger gemacht werden. Das sorgt für ein intuitiveres Ausfüllerlebnis und eine effizientere Vertragsverwaltung. Im folgenden Beispiel zeigen wir dir, wie sich Vertragsinhalte automatisch anpassen, abhängig davon, welche Option in einem Auswahlfeld gewählt wurde. 💡 Voraussetzung: Damit du Regeln nutzen kannst, muss das Modul „Rules Engine“ in deinem Workspace unter „Erweiterungen“ aktiviert sein. Du findest hier ein ausführliches Erklärungsvideo sowie weiter unten im Artikel eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Beispiel-Code. https://vimeo.com/1082941583?share=copy Schritt-für-Schritt Anleitung Zielsetzung: Je nachdem, ob im Radio-Feld angegeben wurde „Es wurden keine Mängel festgestellt“ oder „Es wurden Mängel festgestellt“ [1], soll darunter der Datensatz mit der Dokumentationsmöglichkeit der Mängel angezeigt werden oder nicht [2]. Wenn „Es wurden keine Mängel festgestellt“ → soll der Datensatz nicht angezeigt werden Wenn „Es wurden Mängel festgestellt“ → soll der soll der Datensatz angezeigt werden Voraussetzungen und Umsetzung Damit die sogenannte bedingte Sichtbarkeit korrekt funktioniert, sind zwei Schritte notwendig: Vergabe sinnvoller Slugs für das Radio-Feld und seine Optionen Hinterlegen des passenden JavaScript-Codes im Low-Code Editor Anpassung der Slugs Damit du im zweiten Schritt mit deinem Code den richtigen Block ansprichst - in dem Fall die festgestellten Mängel, ist es wichtig, dass dieser Block einen sinnvollen Namen hat. Wenn du den Block anwählst, erscheint oben rechts der generisch vergebene Name des Blocks. Diesen kannst du sinngemäß anpassen. In diesem Beispiel verwenden wir den Slugnamen maengel 💡 Slugs dürfen keine Umlaute, Großbuchstaben oder Leerzeichen enthalten. Als Nächstes benennst du die Slugs der Radio-Optionen um. Um diese Slugs umzubenennen, klicke bitte rechts auf "Erweitert". Auch hier ist bereits ein generisch vergebener Slug hinterlegt. Wir benennen die Slugs wie folgt um: maengel_nein → für „Es wurden keine Mängel festgestellt“ maengel_ja → für „Es wurden Mängel festgestellt“ Schließe die Maske, nachdem du beide Slugs angepasst hast. Hinterlegen des Java Script Codes Klicke nun auf den Block, der abhängig von der Auswahl angezeigt werden soll – in unserem Fall: der Mängel-Datensatz. [1] Aktiviere unten rechts die Option „Bedingte Sichtbarkeit“ [2]. Dadurch öffnet sich automatisch der Low-Code Editor, in dem du deine Regel hinterlegst.Für dieses Beispiel lautet der Code: blocks.maengel.options.maengel_ja.selected Erklärung: Der Block wird nur dann angezeigt, wenn im Radio-Feld maengel die Option maengel_ja ausgewählt wurde – also „Es wurden Mängel festgestellt“. Neutral formuliert lautet die Regel demnach: blocks.maengel.options.maengel_ja.selected Regel testen Aktiviere die Vorschau (Testmodus) Der Block ist aktuell nicht sichtbar, da noch keine Auswahl getroffen wurde. Klicke auf "Es wurden Mängel festgestellt" Deine Regel funktioniert, wenn der Block jetzt sichtbar wird. 💡Die bedingte Sichtbarkeit lässt sich nicht nur mit Radio-Feldern, sondern auch mit Checkboxen kombinieren. Du kannst beliebige Elemente sichtbar machen – z. B. Datensätze, Gruppen, Textfelder oder sogar komplette Vertragsabschnitte.

Zuletzt am 16. Mai aktualisiert

5 Paperless-Vorlagen in Propstack nutzen

Mit der Paperless-Integration in Propstack kannst du den gesamten Vertragsprozess digital und effizient gestalten. Im Folgenden zeigen wir dir den detaillierten Ablauf, wie du Paperless-Vorlagen nutzen könnt, um Verträge zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Voraussetzungen Stelle sicher, dass du die Paperless-Integration und die Vorlagen gemäß unserem Paperless-Artikel zur Einrichtung der Schnittstelle und Vorlagen aktiviert hast. Vorlage-Einstellungen bearbeiten In den Einstellungen zur Vorlage in der Paperless-Erweiterung kannst du spezifische Anpassungen für jeden Vertrag vornehmen. Hier hast du die Möglichkeit festzulegen, ob der Vertrag auch direkt beim Kontakt in den Medien gespeichert werden soll, und gleichzeitig kannst du entsprechende Tags vergeben, um eine bessere Übersicht und Kategorisierung zu gewährleisten. Darüber hinaus kannst du die Notizen zu den Verträgen kategorisieren, was besonders hilfreich für Automatisierungen ist. Ebenso kannst du Nutzer als Abonnenten hinzufügen, sodass diese stets über Änderungen und Updates informiert bleiben. Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du den folgenden Ablauf nutzen: Wie ist der Ablauf zum Erstellen und Versenden des Vertrags? In diesem Abschnitt unserer Anleitung zeigen wir dir Schritt-für-Schritt, wie du Verträge erstellen und versenden kannst. Schritt 1: Vertrag erstellen Klicke auf "Neu" → "Neuer Vertrag". Schritt 2: Vertrag auswählen Wähle die gewünschte Vertragsvorlage aus dem Dropdown aus. Deine Vorlage fehlt? Hier erfährst du wie du Paperless Vorlagen in Propstack hinzufügen kannst. Schritt 3: Kontakte und Objekte hinzufügen Je nach Vertrag fügst du die Kontakte, die den Vertrag unterzeichnen müssen, sowie das Objekt und/oder Projekt hinzu. 💡Tipp: Wir empfehlen, ausschließlich mit der Option „Kontakte“ zu arbeiten, da sich andernfalls die Reihenfolge der Empfänger ungewollt verändern kann. Am besten legst du dich selbst ebenfalls als Kontakt an – und verzichtest auf die Auswahl „Nutzer“. Schritt 4: Automatische und manuelle Variablenfüllung Die Variablen im Vertrag werden automatisch aus den verknüpften Kontakten und Objekten ausgefüllt. Fehlende Variablen kannst du manuell ergänzen. Schritt 5: E-Mail bearbeiten E-Mail-Inhalte lassen sich über den Editor formatieren und über eine „E-Mail Vorschau“-Schaltfläche lässt sich eine Vorschau der E-Mail anzeigen. Schritt 6: Vertrag überprüfen [Optional] Bevor du den Vertrag versendest, kannst du ihn in der Vorschau ansehen und bei Bedarf als PDF abspeichern oder ausdrucken [1] – ideal, wenn deine Kund:innen lieber handschriftlich unterschreiben möchten. Vertrag vor dem Versand bearbeiten: Über die Funktion „Dokument bearbeiten“ [2] gelangst du direkt in den Paperless Editor. Dort kannst du den Vertrag noch vor dem Versand anpassen – etwa, wenn kurzfristig Änderungen notwendig sind. Schritt 7: Vertrag versenden Sende den Vertrag an die Unterzeichner. Wie ist der Ablauf für den Unterzeichner? Vertrag überprüfen und unterzeichnen Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit dem Link zum Dokument, überprüft den Vertrag und unterzeichnet ihn. Abschließen Nach der Unterzeichnung klickt der Unterzeichner auf "Abschließen". Mehrere Unterzeichner Wenn mehrere Parteien unterzeichnen müssen, wiederholt der nächste Unterzeichner diesen Prozess. Wie ist der Ablauf während der Unterzeichnung? Benachrichtigungen Du wirst per E-Mail informiert, dass das Dokument geöffnet und später auch unterzeichnet wurde. Dokument unterzeichnen Du erhältst die E-Mail mit dem Dokument, unterzeichnest ebenfalls und klickst auf "Abschließen". Du kannst das PDF bei Bedarf herunterladen. Was geschieht nach Abschluss der Unterzeichnung? Benachrichtigungen Du und die Unterzeichner erhaltet eine E-Mail, dass das Dokument von allen Parteien erfolgreich unterzeichnet wurde, mit der Option, das Dokument herunterzuladen. Das PDF enthält auch den Audit Trail des Dokuments. Dokumentenablage Du erhältst eine Notiz in Propstack, dass das Dokument unterschrieben wurde und das Dokument wird in der Notiz gespeichert. Mit diesen Schritten integrierst du die Paperless-Vorlagen nahtlos in deinen Arbeitsalltag und sorgst für eine effiziente und digitale Vertragsabwicklung.

Zuletzt am 14. Mai aktualisiert