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Inhaltsblöcke und Formularfelder
Felder duplizieren, löschen und verschieben
Duplizieren
Um ein Feld zu duplizieren, klicken Sie es an und wählen dann das Symbol "Duplizieren" in dem schwebenden, kleinen Kreis rechts neben dem Feld aus. Das duplizierte Feld wird demselben Empfänger / derselben Rolle zugewiesen und hat die gleiche Ausrichtung wie das ursprüngliche Feld.
Felder verschieben
Klicken Sie ein Feld an und greifen das Kästchen mit dem = Symbol auf der linken Seite. Ziehen Sie das Feld an eine andere Stelle und lassen es dort los. Der blaue Strich zeigt Ihnen, wo das Feld platziert wird, wenn Sie es loslassen. Sie können Felder oberhalb, unterhalb, rechts und links von einem Objekt platzieren.
Spaltengröße verändern
Werden neue Felder ergänzt, so haben diese automatisch die gleiche Breite. Um die Breite der Felder anzupassen, klicken Sie einfach in ein beliebiges Feld einer Reihe. Mit einem Klick auf “Spalteneinstellungen” oben rechts, können Sie die Größe der Felder beliebig verändern.
Sie können wählen zwischen:
Gleiche Breite - hier werden alle Felder einer Reihe automatisch gleich groß dargestellt.
Variable Breite - die Größe des Feldes orientiert sich automatisch an der Länge der Bezeichnung.
Spezifische Breite - die Größe kann nach Wunsch beliebig eingestellt werden.
Löschen
Wählen Sie den Block aus, den Sie nicht mehr benötigen und klicken Sie auf das Mülleimer Icon rechts neben dem Block. Beachten Sie, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.
Felder gruppieren
Um gleichzeitig mehrere Felder zu verschieben, zu löschen oder zu duplizieren, können Sie diese ganz einfach gruppieren.
Sie gruppieren Felder, indem Sie eine Fläche über die zu gruppierenden Feldern ziehen.
Sobald ein blauer Rahmen um die Felder liegt, sind diese markiert.
Gehen Sie dann in der Bearbeitungsmaske rechts auf Blöcke gruppieren oder klicken auf Ihrer Tastatur die Befehle STRG + G (Windows) oder CMD + G (Mac) ein.
Formularfelder als Pflichtfeld markieren
Ist das Ausfüllen eines Feldes für den Abschluss des Dokuments zwingend erforderlich, so kann dieses Feld als Pflichtfeld markiert werden.
Falls die Einstellung Pflichtfeld nicht aktiviert ist, besteht die Möglichkeit, dass der Empfänger das Dokument oder Formular abschließt, ohne das entsprechende Feld auszufüllen.
Ist ein Feld als Pflichtfeld markiert, ist der Ausfüller daran gehindert, das Dokument abzuschließen, solange das Feld nicht ausgefüllt ist.
Um die Einstellung anzupassen, klicken Sie auf ein Formularfeld, rechts öffnen sich automatisch die Einstellungen des Formularfelds, in welcher die Option aktiviert werden kann.
Mehrzeilige Formularfelder
Ein Formularfeld ist standardmäßig einzeilig.
Sie können dies in den Einstellungen des Formularfelds ändern. Sobald ein Textfeld mehrzeilig ist, passt sich die Größe des Feldes dynamisch dem Text an.
Validierung von Formularfeldern
Darüber hinaus gibt es eine Option zur Validierung von Textfeldern, falls Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Empfänger die richtigen Daten im jeweiligen Feld hinterlegen.
Ist bei einem Feld die E-Mail Validierung hinterlegt, so wird automatisch überprüft, ob der Eintrag dem Format xxxx@domain.xyz entspricht.
Es stehen außerdem die folgenden Validierungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Nummer
- Postleitzahl
- Umsatzsteueridentifikationsnummer
Formular Felder Typen
Texteingabe
Texteingabefelder sind dazu da, um Informationen wie Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Empfängers bzw. Ausfüllers zu erfassen. Eben alle Informationen, die durch eintippen bereitgestellt werden können.
Checkbox
Eine Checkbox ist ein Auswahlfeld, im Vergleich zum Texteingabefeld wird hier die passende Option vom Ausfüller ausgewählt, statt diese einzutippen. Sie können beliebig viele Auswahlmöglichkeiten hinzufügen.
Die Checkbox lässt sich als Button oder als Liste anzeigen.
Der Empfänger kann hier mehrere Optionen auswählen.
Radio Button
Im Gegensatz zu der Checkbox ist es dem Empfänger bei den Radio Buttons nicht möglich, eine Mehrfachauswahl zu treffen. Es kann lediglich eine Auswahl getroffen werden.
Radio Buttons lassen sich zusätzlich zur Liste und Buttons auch als Drop Down Menü anzeigen.
Signatur
Das Signaturfeld wird verwendet, um die rechtssichere Unterschriften der Empfänger zu erfassen. Beim Unterschreiben wird automatisch der Zeitstempel erfasst, der, sobald alle Empfänger das Dokument ausgefüllt haben, im Audit Trail protokolliert wird.
Neben dem Ort und dem Datum kann zum Beispiel auch die Rolle des Unterzeichners abgefragt werden.
Datumsfeld
Im Datumsfeld können Sie verschiedene Daten erfassen, z. B. das Datum der Unterzeichnung, das Geburtsdatum usw. Wenn Sie in den Einstellungen des Datenfeldes die Option “Automatisch auf heute setzen” aktivieren, wird beim Ausfüllen bzw. unterschreiben automatisch das aktuelle Datum eingesetzt.
Datei-Upload
Das Feld "Datei Upload" ermöglicht es Ihren Empfängern, Dateien in Ihr Dokument oder Formular hochzuladen. Diese Funktion unterstützt die folgenden Dateitypen: .jpg, .png, .gif, .mp4, .zip, .docx, .pdf, .xlsx, .csv.pptx.
Kontodaten
Mit dem Feld Kontodaten, können die Bankdaten des Empfängers abgefragt werden. Mittels einer Echtzeit-Validierung wird sofort bei der Eingabe überprüft, ob die hinterlegte IBAN existiert und die BIC wird dann automatisch ermittelt und eingesetzt.
Datensatz
Die Datensatz Funktion wird häufig benutzt, wenn Sie Informationen erfassen möchten, aber die Anzahl an Einträgen nicht bekannt, bzw. von Empfänger zu Empfänger unterschiedlich ist.
Müssen zum Beispiel bei einem Antrag für Kindergeld Angaben zu den einzelnen Kindern getätigt werden, ist vorab nicht klar, um wie viele Kinder es sich handelt.
Um das Datensatzfeld zu nutzen, platzieren Sie es in Ihrem Dokument oder Formular. Neben der Bezeichnung können Sie auch den Button, der den Empfängern die Möglichkeit gibt, weitere Einträge hinzuzufügen, frei gestalten.
In der Mitte des Feldes sehen Sie eine grau gestrichelte Box mit einem “Plus”. Hier können Sie jetzt beliebig viele Formularfelder hinzufügen. Alle Felder, die Sie hinzufügen, entsprechen einem Eintrag. Über den Button mit dem "Plus" können vom Ausfüller dann weitere Einträge hinzugefügt werden.
