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Aufbau und Nutzer
Um Paperless besser kennen zu lernen, ist es zunächst wichtig, einen groben Überblick über den Aufbau der Plattform zu haben.
Wie ist Paperless aufgebaut?
Die Grundlage eines jeden Accounts ist die Organisation. Innerhalb einer Organisation können verschiedene Workspaces angelegt werden, z.B. um eine Struktur für verschiedene Abteilungen zu schaffen. Den einzelnen Workspaces können Nutzer mit verschiedenen Bearbeitungsrechten zugeordnet werden. Innerhalb eines Workspaces können Dokumente, Templates und Formulare verwaltet werden.
Wie kann ich neue Nutzer zu Paperless einladen?
Personen, die noch keinen Paperless Account haben, müssen zunächst in den Organisations-Einstellungen hinzugefügt werden. Über das Drop-Down oben rechts, gelangen Sie direkt zur Nutzerverwaltung.
Geben Sie einfach die E-Mail Adresse des neuen Nutzers ein und wählen Sie den Workspace aus, mit dem der Nutzer arbeiten wird. Sie können direkt die Rolle des Nutzers innerhalb des Workspaces festlegen. Eine Rolle beschreibt, welche Bearbeitungsrechte ein Nutzer innerhalb eines Workspaces hat. Das kann je nach Workspace variieren.
Gast, Sender, Admin und Inhaber. Gäste können Dokumente,Templates und Formulare lediglich einsehen, jedoch keine Dokumente versenden oder bearbeiten.
Als Sender ist das Mitglied befugt, Templates zu nutzen und Dokumente zu versenden.
Admins und Inhaber können darüber hinaus Nutzer, Templates & Formulare verwalten.
In der Nutzerübersicht, sind alle aktiven Nutzer, sowie jene, die die Einladung noch nicht angenommen haben, aufgelistet.
Auch die Rolle eines Nutzers innerhalb einer Organisation kann hier bei Bedarf geändert werden. Grundsätzlich erhalten alle neuen Nutzer in der Organisation die Rolle Nutzer.
So ändern Sie die Berechtigungs-Rollen für Nutzer in der Organisation
Admin und Inhaber können Berechtigungs-Rollen für andere Nutzer ändern. Nutzer und hat keinen Zugriff auf die Organisations-Einstellungen. In den Organisations-Einstellungen können allgemeine Einstellungen, Nutzer, Workspaces, das Brand Design, Integrationen und die Account-Abrechnung verwaltet werden.
Nutzer (Standard), Admin und Inhaber.Nutzer haben keinen Zugriff auf die Organisations-Einstellungen und arbeiten lediglich innerhalb der Workspaces, in denen sie Mitglied sind.
Admins können die gesamte Organisation verwalten. Dazu zählen:
- Nutzer zur Organisation einladen, bearbeiten und löschen
- Workspaces erstellen und verwalten
- Brand Design (Logo & Farben für Ausfülloberfläche, E-Mails und PDFs) konfigurieren
- Integrationen einrichten und verwalten
- Abrechnung des Accounts einsehen und managen
Inhaber sind Eigentümer der Organisation und haben die gleichen Rechte wie Admins.
Wie lösche ich Nutzer aus der Organisation?
Verlässt z.B ein Mitarbeiter das Unternehmen, so kann er aus der Organisation gelöscht werden.
Gehen Sie über das Drop-Down oben rechts wieder zu den Nutzereinstellungen.
Wählen Sie das entsprechende Mitglied über die drei Punkte aus und wählen Sie löschen aus.
Abschließend muss der Vorgang mit einem erneuten Klick auf löschen bestätigt werden.
Wie entferne ich Mitglieder aus einem Workspace?
Über den Reiter Einstellungen in der Seitenleiste gelangen Sie zu den Workspace Einstellungen und somit auch zu den Mitgliedern des Workspaces.
Über die drei Punkte erhalten Sie die Möglichkeit, ein Mitglied aus einem Workspace zu entfernen.
Der Nutzer wird nur aus diesem Workspace entfernt, bleibt jedoch Teil der Organisation und ebenfalls weiterer Workspaces, denen er zuvor hinzugefügt wurde.
Mit Entfernen wird der Vorgang bestätigt.
