Formulare veröffentlichen

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Formulare veröffentlichen

💡
Nachdem das Formular vollständig aufgebaut ist, kann es veröffentlicht werden.

Klicken Sie dazu oben rechts auf den Button Formular veröffentlichen.

Formular Einstellungen

Bevor Sie das Formular veröffentlichen, haben Sie eine Reihe an Einstellungsmöglichkeiten, die Sie vornehmen können.

Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen können Sie den Hinweistext anpassen, den Ausfüllende sehen, bevor sie den Formularprozess starten.

Hier können Sie angeben, dass der Ausfüllende seinen Namen und seine E-Mail Adresse hinterlegen muss, um mit dem Ausfüllen zu starten.

Sicherheit

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Formularprozess zu starten.

Nach der verpflichtenden Eingabe von Name und E-Mail Adresse gelangt der Ausfüllende entweder direkt in das Formular oder muss zusätzlich eine Validierung über die E-Mail Adresse durchführen.

Die zugehörige E-Mail Nachricht für die E-Mail Validierung kann im nächsten Schritt unter E-Mail Nachricht ebenfalls angepasst werden.

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Automatische Erinnerungen

Hier werden die Personen, die ihren Link zum Ausfüllen per E-Mail erhalten haben in definierten Abständen an den Abschluss des Formulars per Mail erinnert.

Passwortschutz

Ist der Passwortschutz aktiviert, so müssen Ausfüllende erst das von Ihnen hinterlegte Passwort eingeben, um mit dem Ausfüllen zu starten.

Mengenbeschränkung

Damit können Sie die maximale Anzahl an Formular-Eingängen beschränken. Sobald die festgelegte Obergrenze an Formular-Eingängen erreicht ist, kann das Formular nicht mehr abgeschlossen werden.

Einsendeschluss

Formulare können nur bis zu einem festgelegten Einsendeschluss abgeschlossen werden.

⚠️
Wichtige Hinweise bei Änderung der Frist:
  • Die Frist wird weiter in die Zukunft verschoben: Alle bereits angefangenen und neuen Formular-Prozesse erhalten die neue Einsendungsfrist.
  • Verkürzung der Frist: Die Frist für alle bereits begonnenen Formularprozesse wird nicht verkürzt.
  • Einsendeschluss nachträglich deaktivieren: Bei allen bereits angefangenen Formular-Prozessen wird die Einsendungsfrist deaktiviert.
  • Einsendeschluss nachträglich aktivieren: Bei allen bereits angefangenen Formular-Prozessen wird die Einsendungsfrist nachträglich nicht mehr aktiviert.
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Veröffentlichung & Formular-Link

Es gibt drei Möglichkeiten ein Formular zu veröffentlichen.

  1. Wenn Sie das Formular im Editor bearbeitet haben, können Sie es mit einem Klick auf den Button oben rechts veröffentlichen.
  2. In der Versionsübersicht lassen sich neue Versionen Ihres Formulars über die drei Punkte oder über den Button oben rechts erstellen.
  3. In der Gesamtübersicht aller Formulare, können über die drei Punkte neue Versionen des jeweiligen Formulars erstellt werden.

Der zugehörige Link zum Formular wird Ihnen in den Details ganz rechts bereitgestellt.

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Anzeigen und Verwalten von Formularen

Sie können Ihre Formulare anzeigen, indem Sie zum Menüpunkt “Formulare” gehen. Dort finden Sie eine Listenansicht mit all Ihren Formularen, deren Status, Anzahl an Formular Prozessen uvm.

Es gibt drei Statusstufen, die Ihre Formulare haben können: Entwurf, Aktiv, Inaktiv.

Entwurf: Das Formular wurde erstellt, muss aber noch veröffentlicht werden.

Aktiv: Das Formular wurde erstellt und veröffentlicht.

Inaktiv: Das Formular ist nicht veröffentlicht und kann nicht mehr ausgefüllt werden.

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Änderungen an einem aktiven Formular vornehmen

Klicken Sie dazu in der Listenansicht Ihrer Formulare auf das Formular, in dem Sie die Änderungen vornehmen möchten. Anschließend klicken Sie auf Versionen und erstellen eine neue Formularversion. Dort werden Sie aufgefordert, Ihre geplanten Änderungen in Stichpunkten kurz zu dokumentieren. Dadurch können Sie oder andere Formular-Bearbeitende alle getätigten Änderungen im Formular jederzeit nachvollziehen.

Im Editor können Sie nun  die geplanten Änderungen vornehmen und  die neue Formular Version anschließend veröffentlichen.

Die neue Formular Version löst automatisch die alte Version ab, ohne dass Sie den Link austauschen müssen.

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So funktioniert die Versionierung von Formularen

Jedes neue Formular startet automatisch mit der Version 1 , hat als Versions-Beschreibung Initiale Version und den Status Entwurf.

Eine Formular Version kann folgenden Status haben:

Entwurf: Die Version ist nicht aktiv und kann bearbeitet werden.

Aktiv: Die Version ist aktiv und alle Personen, die den Link zum Formular haben, können dieses ausfüllen und/oder unterschreiben

Deaktiviert: Die Version ist deaktiviert und nicht mehr erreichbar.

Sobald Sie eine neue Version aus einem aktiven Formular erstellen, wird eine Kopie von der vorherigen Version erstellt. Diese Version hat den Status “Entwurf” und kann bearbeitet werden. Die vorherige Version ist weiter aktiv und erreichbar. Sobald Sie alle Änderungen in der neuen Version vorgenommen haben, wird mit Veröffentlichen der Version die vorherige Version automatisch deaktiviert und durch die neue Version ersetzt. Der Link zum Formular bleibt dabei gleich und ändert sich nicht.

Formulare deaktivieren

Formulare lassen sich deaktivieren in dem Sie in der Formularübersicht oder im Versionsverlauf des jeweiligen Formulars über die drei Punkte “Deaktivieren auswählen”.

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