Empfänger sind Personen, die ein Dokument ansehen, ausfüllen, unterschreiben oder freigeben können. Sie können sowohl beim Erstellen eines Dokuments als auch beim Erstellen eines Templates hinzugefügt werden.

Dabei gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen Empfängern in Dokumenten und Templates:

• In Dokumenten werden Empfänger bereits konkret mit Name und E-Mail-Adresse hinterlegt.

• In Templates hingegen werden sogenannte Platzhalter-Empfänger definiert.

Das bedeutet: In einem Template wird zunächst nur festgelegt, welche Rolle eine Person im späteren Dokument einnimmt – z. B. dass ein Kunde ein bestimmtes Feld ausfüllen und signieren muss. Der tatsächliche Name und die E-Mail-Adresse werden erst beim Erstellen des konkreten Dokuments ergänzt, da diese Angaben von Fall zu Fall unterschiedlich sind.

Empfänger in Dokumenten

Empfänger direkt beim Erstellen eines Dokuments hinzufügen

Nach der Eingabe des Dokumentnamens können Empfänger sofort hinterlegt werden.
Über die Funktion + Empfänger hinzufügen lassen sich beliebig viele Personen ergänzen.
Für jede hinzugefügte Person kann eine Rolle ausgewählt werden, um festzulegen, welche Rechte und Aufgaben sie im Dokument hat (z. B. Ausfüllen, Signieren, Freigeben).

Menüpunkt Empfänger

Empfänger können auch während dem Bearbeiten des Dokuments im Reiter Empfänger auf der rechten Seite nachträglich hinzugefügt werden.
Mit einem Klick auf + lassen sich weitere Empfänger hinzufügen und mit der gewünschten Rolle versehen.

Platzhalter-Empfänger in Templates

Platzhalter-Empfänger beim Verwenden eines Formularfelds hinzufügen

Wenn ein Template neu erstellt wird, sind zunächst keine Empfänger hinterlegt.
Da Formularfelder immer einem Empfänger zugeordnet sein müssen, ist das Anlegen eines Empfängers zwingend notwendig, um ein Formularfeld nutzen zu können.
Sobald ein Formularfeld ausgewählt wird, öffnet sich eine Eingabemaske für den Platzhalter-Namen des Empfängers.

Menüpunkt Empfänger

Platzhalter-Empfänger können zusätzlich im Menüpunkt Empfänger auf der rechten Seite nachträglich hinzugefügt werden.
Mit einem Klick auf + lassen sich weitere Platzhalter-Empfänger hinzufügen und mit der gewünschten Rolle versehen.

Empfänger im Template vorbelegen

Wenn bereits bei der Erstellung eines Templates feststeht, dass ein Platzhalter-Empfänger immer dieselbe Person ist, kann dieser Empfänger vorbelegt werden.

Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn regelmäßig eine bestimmte Person – etwa die Geschäftsführung oder Vertriebsleitung – einen Vertrag gegenzeichnen muss.

Der Empfänger muss in diesem Fall nicht mehr manuell beim Erstellen des Dokuments eingetragen werden, sondern wird automatisch aus dem Template übernommen.

Hierfür muss zunächst der jeweilige Empfänger unter dem Menüpunkt Empfänger angeklickt werden.

Anschließend wird die Option Vorbelegen aktiviert und die Empfängerdaten vollständig ausgefüllt.

Rollen und ihre Funktionen

Die Rolle Ausfüllen und unterschreiben berechtigt zum Bearbeiten der zugewiesenen Felder sowie zum Unterzeichnen des Dokuments.

Betrachter können das Dokument ausschließlich ansehen, ohne Änderungen vorzunehmen.

Mit der Rolle Freigeben besteht die Möglichkeit, das Dokument freizugeben oder abzulehnen; sind Felder zugewiesen, können diese ebenfalls ausgefüllt und unterzeichnet werden.

Die Rolle Kopie erhalten stellt sicher, dass dieser Empfänger nach Abschluss aller Beteiligten eine Kopie des Dokuments zur Kenntnisnahme erhält.

Reihenfolge des Dokumentenversands festlegen

Bei mehreren Empfängern kann eine feste Versandreihenfolge definiert werden. Dazu einfach die Option Reihenfolge festlegen aktivieren. Anschließend können die Empfänger in der Liste per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge verschoben werden.

Ist die Reihenfolge festgelegt, erhält der zweite Empfänger das Dokument erst, nachdem der erste Empfänger dieses abgeschlossen hat.
Ist der Regler nicht aktiviert, erhalten alle Empfänger das Dokument zeitgleich.