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Sebastian Herd Aleksandra Mijalcic Dilara Karaca
4 Autoren
• 11 Artikel

Template erstellen

💡 Eine Vorlage ist eine Masterkopie Ihres Dokuments. Angenommen, Sie haben eine allgemeines Angebot oder einen allgemeinen NDA, den Sie an die Mehrheit Ihrer Kunden versenden, und Sie müssen nur ein paar spezifische Dinge am Dokument ändern, aber der Rest der Informationen bleibt gleich. In diesem Fall können Sie eine Vorlage erstellen und diese immer wieder verwenden. Bearbeitbare Templates erstellen Sie erstellen eine neue Vorlage, indem Sie auf das Symbol auf der linken Seite klicken und anschließend oben rechts auf +Template erstellen. Nachdem Sie ein neues intelligentes Dokument erstellt haben, legen Sie den Namen des Templates fest. Empfänger hinzufügen Legen Sie im ersten Schritt mindestens einen Empfänger an. Dazu bestimmen Sie einen Platzhalter-Namen und die Rolle des Empfängers. Die verschiedenen Rollen eines Empfängers legen fest, welche Bearbeitungsrechte er im jeweiligen Dokument haben wird. So kann der Empfänger mit der Rolle Ausfüllen und Unterschreiben Felder im Dokument ausfüllen und dieses anschließend unterschreiben, während der Empfänger mit der Rolle Betrachten das Dokument lediglich ansehen kann. Felder zuweisen Wenn Sie Formularfelder einfügen, können Sie direkt festlegen, wer diese Felder auszufüllen hat.Sie können auch bei bestehenden Formularfeldern den Empfänger noch nachträglich verändern. Variable/Platzhalter hinzufügen Für eine unkomplizierte Personalisierung von Dokumenten können Sie Platzhalter verwenden. Platzhalter werden für dynamische Informationen über Ihre Empfänger verwendet, die sich von Dokument zu Dokument ändern, wie bspw. Name, Adresse, Firmenname etc. Diese können kurz vor dem Versand angepasst werden. Markieren Sie den Text, der durch den Platzhalter ersetzt werden soll und fügen Sie eine neue Variable hinzu.

Zuletzt am 20. August aktualisiert

Abschnitte & Seitenumbrüche

Abschnitte Bei umfangreichen Formularen oder Dokumenten kann es sinnvoll sein, den Inhalt in mehrere Abschnitte zu unterteilen. Dadurch werden Ausfüllende Schritt für Schritt durch das Dokument bzw. Formular geführt, anstatt alle Inhalte auf einer einzigen Seite zu sehen. Ausfüllende werden dann durch die von Ihnen festgelegten Abschnitte geführt und können über die Navigation zwischen den Abschnitten navigieren. Nach dem ein Abschnitt vollständig ausgefüllt wurde, kann durch ein Klicken auf “Weiter” der nächste Abschnitt angesehen und ausgefüllt werden. Achtung: Erst wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kann der Abschnitt gewechselt werden. Abschnitte werden in der Ausfülloberfläche folgendermaßen dargestellt: Die Navigationsleiste zeigt, dass das Dokument zwei Seiten hat und der Empfänger sich gerade auf Seite 1 befindet. Abschnitte erstellen Zum einen können Sie direkt bei der Erstellung eines Templates die Option “Neues Dokument mit Abschnitten” wählen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, während der Bearbeitung im Editor die Abschnitte in den Einstellungen zu aktivieren. Anschließend können Sie in der linken Spalte Ihre Abschnitte sehen und neue Abschnitte hinzufügen, duplizieren, umbenennen oder löschen. Blöcke von einem Abschnitt auf einen anderen verschieben Sie haben die Möglichkeit, mehrere Blöcke gleichzeitig von einem Abschnitt auf den nächsten zu verschieben. Markieren Sie dazu alle Blöcke und wählen Sie anschließend rechts den Ziel-Abschnitt aus. Eine weitere Möglichkeit ist das Verschieben einzelner Blöcke mit dem =-Icon. Klicken und halten Sie dazu den gewünschten Block mit der Maus, ziehen Sie ihn in den gewünschten Abschnitt in der linken Spalte und lassen Sie ihn an der gewünschten Position im Dokument los. Seitenumbrüche Im Gegensatz zu Abschnitten dienen Seitenumbrüche nicht der visuellen Gestaltung in der Ausfülloberfläche, sondern der Formatierung der Abschluss-PDF. Diese wird nach Abschluss des Dokuments an alle beteiligten Empfänger versendet. Ein Seitenumbruch legt fest, an welcher Stelle eine neue Seite in der PDF beginnt. Seitenumbruch hinzufügen Der Seitenumbruch („Umbruch“) befindet sich in den Inhaltsfeldern und kann wie jeder andere Block an beliebiger Stelle im Dokument platziert werden. Durch das Einfügen eines Seitenumbruchs wird der nachfolgende Inhalt in der Export-PDF automatisch auf eine neue Seite verschoben. Hinweis: Um sowohl in der digitalen Version als auch in der PDF die gleiche Formatierung zu erzeugen, muss der Abschnitt UND der Seitenumbruch gesetzt werden.

Zuletzt am 10. Juli aktualisiert

Empfänger hinzufügen

Empfänger sind Personen, die ein Dokument ansehen, ausfüllen, unterschreiben oder freigeben können. Sie können sowohl beim Erstellen eines Dokuments als auch beim Erstellen eines Templates hinzugefügt werden. Dabei gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen Empfängern in Dokumenten und Templates: In Dokumenten werden Empfänger bereits konkret mit Name und E-Mail-Adresse hinterlegt. In Templates hingegen werden sogenannte Platzhalter-Empfänger definiert. Das bedeutet: In einem Template wird zunächst nur festgelegt, welche Rolle eine Person im späteren Dokument einnimmt – z. B. dass ein Kunde ein bestimmtes Feld ausfüllen und signieren muss. Der tatsächliche Name und die E-Mail-Adresse werden erst beim Erstellen des konkreten Dokuments ergänzt, da diese Angaben von Fall zu Fall unterschiedlich sind. Empfänger in Dokumenten Empfänger direkt beim Erstellen eines Dokuments hinzufügen Nach der Eingabe des Dokumentnamens können Empfänger sofort hinterlegt werden. Über die Funktion + Empfänger hinzufügen lassen sich beliebig viele Personen ergänzen. Für jede hinzugefügte Person kann eine Rolle ausgewählt werden, um festzulegen, welche Rechte und Aufgaben sie im Dokument hat (z. B. Ausfüllen, Signieren, Freigeben). Menüpunkt Empfänger Empfänger können auch während dem Bearbeiten des Dokuments im Reiter Empfänger auf der rechten Seite nachträglich hinzugefügt werden. Mit einem Klick auf + lassen sich weitere Empfänger hinzufügen und mit der gewünschten Rolle versehen. Platzhalter-Empfänger in Templates Platzhalter-Empfänger beim Verwenden eines Formularfelds hinzufügen Wenn ein Template neu erstellt wird, sind zunächst keine Empfänger hinterlegt. Da Formularfelder immer einem Empfänger zugeordnet sein müssen, ist das Anlegen eines Empfängers zwingend notwendig, um ein Formularfeld nutzen zu können. Sobald ein Formularfeld ausgewählt wird, öffnet sich eine Eingabemaske für den Platzhalter-Namen des Empfängers. Menüpunkt Empfänger Platzhalter-Empfänger können zusätzlich im Menüpunkt Empfänger auf der rechten Seite nachträglich hinzugefügt werden. Mit einem Klick auf + lassen sich weitere Platzhalter-Empfänger hinzufügen und mit der gewünschten Rolle versehen. Empfänger im Template vorbelegen Wenn bereits bei der Erstellung eines Templates feststeht, dass ein Platzhalter-Empfänger immer dieselbe Person ist, kann dieser Empfänger vorbelegt werden. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn regelmäßig eine bestimmte Person – etwa die Geschäftsführung oder Vertriebsleitung – einen Vertrag gegenzeichnen muss. Der Empfänger muss in diesem Fall nicht mehr manuell beim Erstellen des Dokuments eingetragen werden, sondern wird automatisch aus dem Template übernommen. Hierfür muss zunächst der jeweilige Empfänger unter dem Menüpunkt Empfänger angeklickt werden. Anschließend wird die Option Vorbelegen aktiviert und die Empfängerdaten vollständig ausgefüllt. Rollen und ihre Funktionen Die Rolle Ausfüllen und unterschreiben berechtigt zum Bearbeiten der zugewiesenen Felder sowie zum Unterzeichnen des Dokuments. Betrachter können das Dokument ausschließlich ansehen, ohne Änderungen vorzunehmen. Mit der Rolle Freigeben besteht die Möglichkeit, das Dokument freizugeben oder abzulehnen; sind Felder zugewiesen, können diese ebenfalls ausgefüllt und unterzeichnet werden. Die Rolle Kopie erhalten stellt sicher, dass dieser Empfänger nach Abschluss aller Beteiligten eine Kopie des Dokuments zur Kenntnisnahme erhält. Reihenfolge des Dokumentenversands festlegen Bei mehreren Empfängern kann eine feste Versandreihenfolge definiert werden. Dazu einfach die Option Reihenfolge festlegen aktivieren. Anschließend können die Empfänger in der Liste per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge verschoben werden. Ist die Reihenfolge festgelegt, erhält der zweite Empfänger das Dokument erst, nachdem der erste Empfänger dieses abgeschlossen hat. Ist der Regler nicht aktiviert, erhalten alle Empfänger das Dokument zeitgleich.

Zuletzt am 14. November aktualisiert

Massenversand

Mit dem Massenversand können Sie ein Dokument gleichzeitig an beliebig viele Empfänger versenden. Jeder Empfänger erhält dabei eine eigene Kopie des Dokuments, die individuell ausgefüllt und/oder unterschrieben werden kann. Die Empfängerdaten sowie optionale Platzhalterinformationen werden über eine XLSX- oder CSV-Datei importiert. So lassen sich Dokumente effizient personalisieren und automatisiert verschicken. Massenversand starten Wechseln Sie in den Reiter „Template“. Wählen Sie beim gewünschten Template über das Drei-Punkte-Menü die Option „Massenversand“ aus. Datei konfigurieren Sobald Sie den Massenversand starten, erstellt Paperless automatisch eine XLSX- oder CSV-Datei auf Basis des gewählten Templates. In dieser Datei sind alle relevanten Platzhalter enthalten. Laden Sie die Datei herunter und tragen Sie die Empfängerinformationen wie Name und E-Mail-Adresse ein. Falls das Template zusätzliche Platzhalter oder Variablen enthält, müssen auch diese ausgefüllt werden, damit die Dokumente für jeden Empfänger personalisiert werden können. Datei hochladen Nachdem Sie die Datei vollständig ausgefüllt haben, laden Sie sie wieder in Paperless hoch. Anschließend wird Ihnen eine Übersicht über alle Empfänger und die ausgefüllten Variablen angezeigt. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob alle Angaben korrekt eingetragen wurden, bevor die Dokumente verschickt werden. Versand konfigurieren Im nächsten Schritt legen Sie den Betreff und die Nachricht fest (1), die an alle Empfänger gesendet werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eine automatische Erinnerung zu aktivieren (2), die Empfänger erhalten, falls sie das Dokument noch nicht ausgefüllt oder unterschrieben haben. Bestätigung des Versands Nachdem der Versand abgeschlossen ist, erscheint eine Bestätigung, dass alle Dokumente erfolgreich verschickt wurden. So können Sie große Mengen an Dokumenten effizient, personalisiert und rechtssicher an Ihre Empfänger übermitteln.

Zuletzt am 14. November aktualisiert

Platzhalter (Variablen) anlegen

Platzhalter sind vordefinierte Textstellen, die in Dokumenten verwendet werden, um variable Inhalte übersichtlich einfügen zu können. Sie ermöglichen eine schnelle und personalisierte Dokumentenerstellung. Platzhalter erstellen Ein neuer Platzhalter wird rechts im Reiter bei Platzhalter angelegt über das +-Symbol. Anschließend wird ein Name vergeben, der beschreibt, welche Information später eingefügt werden soll, beispielsweise „Kaufpreis“, „Name“ oder „Adresse“. Platzhalter in Dokumenten nutzen Um einen Platzhalter im Text zu verwenden, wird im Texteditor an der gewünschten Stelle zunächst ein Textfeld benötigt. Mit einem Klick auf Variablen + erscheint eine Liste aller zuvor angelegten Platzhalter, aus der die passende Variable gewählt werden kann. Diese wird direkt an der gewählten Stelle im Dokument eingefügt und beim Ausfüllen automatisch ersetzt. Vor dem Abschluss eines Dokuments müssen alle eingefügten Platzhalter ausgefüllt werden. Solange noch Platzhalter unbefüllt sind, kann ein Dokument nicht versendet werden. Mit Platzhaltern lassen sich Dokumente deutlich effizienter erstellen. Sie werden zentral angelegt, können flexibel im Text eingefügt werden und sorgen dafür, dass wichtige Informationen automatisch an den richtigen Stellen erscheinen. Durch das Ausfüllen der Platzhalter vor dem Versand wird sichergestellt, dass das Dokument vollständig und personalisiert ist.

Zuletzt am 14. November aktualisiert

Der Empfänger-Ablauf Editor

Mit dem Empfänger-Ablauf Editor können Sie in Paperless festlegen, in welcher Reihenfolge Empfänger ein Dokument erhalten und unterzeichnen sollen. Neben der Möglichkeit Dokumente parallel oder sequenziell zu versenden, können Sie auch individuelle Abläufe gestalten. Den Empfänger-Ablauf Editor finden Sie in den Empfänger-Einstellungen bei einem Dokument oder Template. Wählen Sie im Dropdown unter Empfänger-Ablauf "Benutzerdefiniert", und klicken Sie auf "Graph-Editor öffnen" um den visuellen Editor zu öffnen. Verbindungen herstellen und löschen Um Verbindungen herzustellen, fahren Sie mit der Maus auf das Ende eines Knotens, klicken Sie darauf und ziehen Sie die Linie zum Anfang eines anderen Knotens Um Verbindungen zu löschen, fahren Sie mit der Maus auf eine Verbindung, klicken Sie darauf und klicken Sie dann auf "Verbindung löschen". Aufbau des Editors Der Editor zeigt Ihren Ablauf als visuellen Graphen. Jeder Ablauf beginnt automatisch mit einem Start-Knoten und endet mit einem Ende-Knoten. Dazwischen platzieren Sie Ihre Empfänger und Verknüpfungen. Oben im Editor stehen Ihnen drei Bausteine zur Verfügung: Empfänger – Repräsentiert eine Person, die das Dokument ausfüllt oder unterzeichnet. UND-Verknüpfung – Alle eingehenden Pfade müssen abgeschlossen sein, bevor es weitergeht. ODER-Verknüpfung – Es genügt, wenn einer der eingehenden Pfade abgeschlossen wird. Ablauf-Muster Parallel mit ODER-Verknüpfung Mehrere Empfänger werden gleichzeitig eingeladen. Sobald einer der Beteiligten seine Aktion abgeschlossen hat, wird der Ablauf fortgesetzt. Die übrigen Empfänger werden automatisch deaktiviert. Ein möglicher Anwendungsfall: Alternativ-Signaturen Geschäftsführer erhalten oft eine Vielzahl an E-Mails und Dokumenten zur Signatur. Zudem kann es vorkommen, dass sie selbst gerade nicht verfügbar sind, etwa im Urlaub. Mit einer ODER-Regel lässt sich in diesem Fall ein Stellvertreter als alternative:r Unterzeichner festlegen. So wird die Geschäftsführung entlastet oder die Vertretung springt während der Abwesenheit automatisch ein. Sequenziell mit UND-Verknüpfung Ein häufiger Use Case: Zunächst unterzeichnet eine Person allein (z. B. intern), danach unterzeichnen mehrere Parteien gleichzeitig. Ein möglicher Anwendungsfall: Interne Freigabe mit externer Doppelunterschrift Bei Verträgen mit externen Partnern ist oft eine interne Prüfung vorab erforderlich, bevor die eigentliche Unterschrift extern eingeholt wird. Zudem müssen manche Dokumente von mehreren externen Parteien gleichzeitig unterzeichnet werden, etwa wenn beide Vertragspartner gleichberechtigt zustimmen müssen. Mit einer UND-Regel signiert zunächst ein interner Mitarbeiter das Dokument zur Freigabe. Anschließend wird es parallel an zwei externe Partner weitergeleitet, die beide unterschreiben müssen, bevor der Ablauf abgeschlossen werden kann.

Zuletzt am 25. August aktualisiert

Inhalte zwischen Templates und Formularen übertragen

Sie möchten Blöcke oder Inhalte von einem Formular oder Template in ein anderes Formular oder Template übertragen? Das geht am schnellsten per Drag-and-Drop. So gehen Sie vor Öffnen Sie das Ausgangs-Template in einem Browserfenster und das Ziel-Template in einem zweiten Richten Sie beide Fenster nebeneinander aus Markieren Sie im Ausgangs-Template die Blöcke mit Ihrer Maus Klicken Sie auf „Blöcke gruppieren" Kicken Sie auf die Gruppe Ziehen Sie die Gruppe über das Symbol auf der linken Seite in das zweite Fenster 💡Hinweis: Beim Einfügen wird eine Kopie der Blöcke erstellt. Sie können die eingefügten Felder im Zieldokument frei anpassen – alle Feldkonfigurationen wie Labels, Validierungen, Slugs und Sichtbarkeitsbedingungen bleiben dabei erhalten. Mehreren Feldern gleichzeitig einen Empfänger zuweisen Nachdem die Blöcke kopiert wurden, sind sie keinem Empfänger zugewiesen. Sie müssen nicht jedes Feld einzeln öffnen, um den zuständigen Empfänger festzulegen. Markieren Sie stattdessen mehrere Felder auf einmal und weisen Sie sie gesammelt zu. So gehen Sie vor Öffnen Sie das Template oder Formular im Bearbeiten-Modus Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie einen Rahmen über die Felder, die Sie zuweisen möchten – alle Felder innerhalb der Auswahl werden markiert Wählen Sie in der Sidebar auf der rechten Seite im Dropdown Empfänger den gewünschten Empfänger aus Der Empfänger wird automatisch allen markierten Feldern zugewiesen 💡 Hinweis: Die Zuweisung überschreibt den bisher hinterlegten Empfänger der markierten Felder. Prüfen Sie daher vor der Auswahl, ob wirklich nur die gewünschten Felder markiert sind. Einzelne Felder können Sie im Anschluss jederzeit wieder individuell anpassen.

Zuletzt am 11. September aktualisiert