Templates

Template erstellen

💡 Eine Vorlage ist eine Masterkopie Ihres Dokuments. Angenommen, Sie haben eine allgemeines Angebot oder einen allgemeinen NDA, den Sie an die Mehrheit Ihrer Kunden versenden, und Sie müssen nur ein paar spezifische Dinge am Dokument ändern, aber der Rest der Informationen bleibt gleich. In diesem Fall können Sie eine Vorlage erstellen und diese immer wieder verwenden. Bearbeitbare Templates erstellen Sie erstellen eine neue Vorlage, indem Sie auf das Symbol auf der linken Seite klicken und anschließend oben rechts auf +Template erstellen. Nachdem Sie ein neues intelligentes Dokument erstellt haben, legen Sie den Namen des Templates fest. Empfänger hinzufügen Legen Sie im ersten Schritt mindestens einen Empfänger an. Dazu bestimmen Sie einen Platzhalter-Namen und die Rolle des Empfängers. Die verschiedenen Rollen eines Empfängers legen fest, welche Bearbeitungsrechte er im jeweiligen Dokument haben wird. So kann der Empfänger mit der Rolle Ausfüllen und Unterschreiben Felder im Dokument ausfüllen und dieses anschließend unterschreiben, während der Empfänger mit der Rolle Betrachten das Dokument lediglich ansehen kann. Felder zuweisen Wenn Sie Formularfelder einfügen, können Sie direkt festlegen, wer diese Felder auszufüllen hat.Sie können auch bei bestehenden Formularfeldern den Empfänger noch nachträglich verändern. Variable/Platzhalter hinzufügen Für eine unkomplizierte Personalisierung von Dokumenten können Sie Platzhalter verwenden. Platzhalter werden für dynamische Informationen über Ihre Empfänger verwendet, die sich von Dokument zu Dokument ändern, wie bspw. Name, Adresse, Firmenname etc. Diese können kurz vor dem Versand angepasst werden. Markieren Sie den Text, der durch den Platzhalter ersetzt werden soll und fügen Sie eine neue Variable hinzu.

Template versenden

💡 Eine Vorlage ist eine Masterkopie Ihres Dokuments. Angenommen, Sie haben eine allgemeines Angebot oder einen allgemeinen NDA, den Sie an die Mehrheit Ihrer Kunden versenden, und Sie müssen nur ein paar spezifische Dinge am Dokument ändern, aber der Rest der Informationen bleibt gleich. In diesem Fall können Sie eine Vorlage erstellen und diese immer wieder verwenden. Dokument aus Template versenden Geben Sie einen Dokumentennamen ein. Hier eignen sich Bezeichnungen wie NDA Mustermann GmbH Anschließend geben Sie den Namen und die E-Mail Adresse, der zuvor als Empfänger definierten Personen an. Variable/Platzhalter ausfüllen Sofern Platzhalter hinterlegt sind, müssen diese noch ausgefüllt werden. Wenn Sie trotz Platzhalter direkt auf Senden klicken, erhalten Sie den Hinweis, dass die Platzhalter noch ausgefüllt werden müssen. Versand finalisieren Sie können den Text ihrer E-Mail anpassen Erinnern Sie den Empfänger per automatischer Erinnerungen an das Ausfüllen des Dokuments. Dazu einfach den grauen Toggle aktivieren und einen Erinnerungszeitraum festlegen. Zum Schluss über Senden das Dokument verschicken.

Dokument aus Template

Eine Vorlage ist eine Masterkopie Ihres Dokuments. Angenommen, Sie haben eine allgemeines Angebot oder einen allgemeinen NDA, den Sie an die Mehrheit Ihrer Kunden versenden, und Sie müssen nur ein paar spezifische Dinge am Dokument ändern, aber der Rest der Informationen bleibt gleich. In diesem Fall können Sie eine Vorlage erstellen und diese immer wieder verwenden. Wie erstellen Sie aus einem Template ein Dokument? 💡 Es gibt 3 Möglichkeiten aus einem Template ein Dokument zu erstellen. 1. Dokument im Bearbeitungsmodus erstellen Sie können direkt im Bearbeitungsmodus innerhalb des Templates ein Dokument erstellen. Wählen Sie dazu oben rechts “Dokument erstellen” aus. 2. Dokument aus Menüpunkt Template erstellen Im Menüpunkt Templates sind, alle bestehenden Templates aufgelistet. Klicken Sie beim gewünschten Template auf “Dokument erstellen”. 3. Dokument unter Menüpunkt Dokument erstellen Klicken Sie im Reiter Dokumente auf +Dokument erstellen Anschließend wählen Sie unter Mit Template starten ein Template als Vorlage aus.

Abschnitte & Seitenumbrüche

Abschnitte Bei umfangreichen Formularen oder Dokumenten kann es sinnvoll sein, den Inhalt in mehrere Abschnitte zu unterteilen. Dadurch werden Ausfüllende Schritt für Schritt durch das Dokument bzw. Formular geführt, anstatt alle Inhalte auf einer einzigen Seite zu sehen. Ausfüllende werden dann durch die von Ihnen festgelegten Abschnitte geführt und können über die Navigation zwischen den Abschnitten navigieren. Nach dem ein Abschnitt vollständig ausgefüllt wurde, kann durch ein Klicken auf “Weiter” der nächste Abschnitt angesehen und ausgefüllt werden. Achtung: Erst wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kann der Abschnitt gewechselt werden. Abschnitte werden in der Ausfülloberfläche folgendermaßen dargestellt: Die Navigationsleiste zeigt, dass das Dokument zwei Seiten hat und der Empfänger sich gerade auf Seite 1 befindet. Abschnitte erstellen Zum einen können Sie direkt bei der Erstellung eines Templates die Option “Neues Dokument mit Abschnitten” wählen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, während der Bearbeitung im Editor die Abschnitte in den Einstellungen zu aktivieren. Anschließend können Sie in der linken Spalte Ihre Abschnitte sehen und neue Abschnitte hinzufügen, duplizieren, umbenennen oder löschen. Blöcke von einem Abschnitt auf einen anderen verschieben Sie haben die Möglichkeit, mehrere Blöcke gleichzeitig von einem Abschnitt auf den nächsten zu verschieben. Markieren Sie dazu alle Blöcke und wählen Sie anschließend rechts den Ziel-Abschnitt aus. Eine weitere Möglichkeit ist das Verschieben einzelner Blöcke mit dem =-Icon. Klicken und halten Sie dazu den gewünschten Block mit der Maus, ziehen Sie ihn in den gewünschten Abschnitt in der linken Spalte und lassen Sie ihn an der gewünschten Position im Dokument los. Seitenumbrüche Im Gegensatz zu Abschnitten dienen Seitenumbrüche nicht der visuellen Gestaltung in der Ausfülloberfläche, sondern der Formatierung der Abschluss-PDF. Diese wird nach Abschluss des Dokuments an alle beteiligten Empfänger versendet. Ein Seitenumbruch legt fest, an welcher Stelle eine neue Seite in der PDF beginnt. Seitenumbruch hinzufügen Der Seitenumbruch („Umbruch“) befindet sich in den Inhaltsfeldern und kann wie jeder andere Block an beliebiger Stelle im Dokument platziert werden. Durch das Einfügen eines Seitenumbruchs wird der nachfolgende Inhalt in der Export-PDF automatisch auf eine neue Seite verschoben. Hinweis: Um sowohl in der digitalen Version als auch in der PDF die gleiche Formatierung zu erzeugen, muss der Abschnitt UND der Seitenumbruch gesetzt werden.