Mit dem Massenversand können Sie ein Dokument gleichzeitig an beliebig viele Empfänger versenden.
Jeder Empfänger erhält dabei eine eigene Kopie des Dokuments, die individuell ausgefüllt und/oder unterschrieben werden kann.
Die Empfängerdaten sowie optionale Platzhalterinformationen werden über eine XLSX- oder CSV-Datei importiert. So lassen sich Dokumente effizient personalisieren und automatisiert verschicken.
Massenversand starten
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Wechseln Sie in den Reiter „Template“.
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Wählen Sie beim gewünschten Template über das Drei-Punkte-Menü die Option „Massenversand“ aus.
Datei konfigurieren
Sobald Sie den Massenversand starten, erstellt Paperless automatisch eine XLSX- oder CSV-Datei auf Basis des gewählten Templates. In dieser Datei sind alle relevanten Platzhalter enthalten. Laden Sie die Datei herunter und tragen Sie die Empfängerinformationen wie Name und E-Mail-Adresse ein. Falls das Template zusätzliche Platzhalter oder Variablen enthält, müssen auch diese ausgefüllt werden, damit die Dokumente für jeden Empfänger personalisiert werden können.
Datei hochladen
Nachdem Sie die Datei vollständig ausgefüllt haben, laden Sie sie wieder in Paperless hoch.
Anschließend wird Ihnen eine Übersicht über alle Empfänger und die ausgefüllten Variablen angezeigt. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob alle Angaben korrekt eingetragen wurden, bevor die Dokumente verschickt werden.
Versand konfigurieren
Im nächsten Schritt legen Sie den Betreff und die Nachricht fest (1), die an alle Empfänger gesendet werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eine automatische Erinnerung zu aktivieren (2), die Empfänger erhalten, falls sie das Dokument noch nicht ausgefüllt oder unterschrieben haben.
Bestätigung des Versands
Nachdem der Versand abgeschlossen ist, erscheint eine Bestätigung, dass alle Dokumente erfolgreich verschickt wurden. So können Sie große Mengen an Dokumenten effizient, personalisiert und rechtssicher an Ihre Empfänger übermitteln.
