Der Empfänger-Ablauf Editor

Mit dem Empfänger-Ablauf Editor können Sie in Paperless festlegen, in welcher Reihenfolge Empfänger ein Dokument erhalten und unterzeichnen sollen. Neben der Möglichkeit Dokumente parallel oder sequenziell zu versenden, können Sie auch individuelle Abläufe gestalten.

Den Empfänger-Ablauf Editor finden Sie in den Empfänger-Einstellungen bei einem Dokument oder Template. Wählen Sie im Dropdown unter Empfänger-Ablauf "Benutzerdefiniert", und klicken Sie auf "Graph-Editor öffnen" um den visuellen Editor zu öffnen.

Verbindungen herstellen und löschen

• Um Verbindungen herzustellen, fahren Sie mit der Maus auf das Ende eines Knotens, klicken Sie darauf und ziehen Sie die Linie zum Anfang eines anderen Knotens

• Um Verbindungen zu löschen, fahren Sie mit der Maus auf eine Verbindung, klicken Sie darauf und klicken Sie dann auf "Verbindung löschen".

Aufbau des Editors

Der Editor zeigt Ihren Ablauf als visuellen Graphen. Jeder Ablauf beginnt automatisch mit einem Start-Knoten und endet mit einem Ende-Knoten. Dazwischen platzieren Sie Ihre Empfänger und Verknüpfungen.

Oben im Editor stehen Ihnen drei Bausteine zur Verfügung:

• Empfänger – Repräsentiert eine Person, die das Dokument ausfüllt oder unterzeichnet.

• UND-Verknüpfung – Alle eingehenden Pfade müssen abgeschlossen sein, bevor es weitergeht.

• ODER-Verknüpfung – Es genügt, wenn einer der eingehenden Pfade abgeschlossen wird.

Ablauf-Muster

Parallel mit ODER-Verknüpfung

Mehrere Empfänger werden gleichzeitig eingeladen. Sobald einer der Beteiligten seine Aktion abgeschlossen hat, wird der Ablauf fortgesetzt. Die übrigen Empfänger werden automatisch deaktiviert.

Ein möglicher Anwendungsfall: Alternativ-Signaturen

Geschäftsführer erhalten oft eine Vielzahl an E-Mails und Dokumenten zur Signatur. Zudem kann es vorkommen, dass sie selbst gerade nicht verfügbar sind, etwa im Urlaub.

Mit einer ODER-Regel lässt sich in diesem Fall ein Stellvertreter als alternative:r Unterzeichner festlegen. So wird die Geschäftsführung entlastet oder die Vertretung springt während der Abwesenheit automatisch ein.

Sequenziell mit UND-Verknüpfung

Ein häufiger Use Case: Zunächst unterzeichnet eine Person allein (z. B. intern), danach unterzeichnen mehrere Parteien gleichzeitig.

Ein möglicher Anwendungsfall: Interne Freigabe mit externer Doppelunterschrift

Bei Verträgen mit externen Partnern ist oft eine interne Prüfung vorab erforderlich, bevor die eigentliche Unterschrift extern eingeholt wird. Zudem müssen manche Dokumente von mehreren externen Parteien gleichzeitig unterzeichnet werden, etwa wenn beide Vertragspartner gleichberechtigt zustimmen müssen.

Mit einer UND-Regel signiert zunächst ein interner Mitarbeiter das Dokument zur Freigabe. Anschließend wird es parallel an zwei externe Partner weitergeleitet, die beide unterschreiben müssen, bevor der Ablauf abgeschlossen werden kann.