Formulare

Formulare erstellen

Mit einem Formular können Sie Daten und Informationen von beispielsweise Kunden, Mitarbeitern und Partnern einsammeln. Mit nur einem Klick lassen sich einmal in Paperless angelegte Formulare in beliebige Kanäle wie Webseiten, native Applikationen und mobile Apps einbinden. Ebenso können Paperless Formulare durch QR-Codes oder bspw. via API gestartet werden. So lässt sich das zentral verwaltete Formular über alle Medien hinweg nutzen. Unterschied zwischen Dokument und Formular Ein Dokument muss aktiv an vorher festgelegte Empfänger versendet werden. Haben alle Beteiligten das Dokument ausgefüllt und/oder unterschrieben, ist der Dokumentenprozess abgeschlossen. Ein Formular hingegen wird veröffentlicht und ist dann per Link erreichbar. Jeder, der Zugriff auf den Link hat, kann das Formular ausfüllen und/oder unterschreiben. Solange das Formular veröffentlicht ist, kann es je nach Einstellung von beliebig vielen Personen ausgefüllt und/oder unterschrieben werden. Wie erstelle ich ein Formular? Sie erstellen ein Formular, indem Sie auf “Formular” auf der linken Seite klicken und anschließend oben rechts auf “Formular erstellen”. Im nächsten Schritt legen Sie den Namen des Formulars fest. Empfänger hinzufügen Primäre Ausfüller wird automatisch hinzugefügt (muss E-Mail angeben), weitere können angelegt werden, diese müssen vorbelegt werden. Die verschiedenen Rollen eines Ausfüllers legen fest, welche Bearbeitungsrechte er im jeweiligen Formular haben wird. So kann der Ausfüller mit der Rolle Ausfüllen und Unterschreiben Felder im Formular ausfüllen und dieses anschließend unterschreiben, während der Ausfüller mit der Rolle Betrachten das Formular lediglich ansehen kann. Felder zuweisen Wenn Sie Formularfelder einfügen, können Sie direkt festlegen, wer diese Felder auszufüllen hat. Sie können auch bei bestehenden Formularfeldern den Ausfüller noch nachträglich verändern. Formular gestalten Erfahren Sie alles über die Gestaltungsmöglichkeiten und Felder hier.

Formulare veröffentlichen

Nachdem das Formular vollständig aufgebaut ist, kann es veröffentlicht werden. Klicken Sie dazu oben rechts auf den Button Formular veröffentlichen. Formular Einstellungen Bevor Sie das Formular veröffentlichen, haben Sie eine Reihe an Einstellungsmöglichkeiten, die Sie vornehmen können. Allgemeine Einstellungen In den allgemeinen Einstellungen können Sie den Hinweistext anpassen, den Ausfüllende sehen, bevor sie den Formularprozess starten. Hier können Sie angeben, dass der Ausfüllende seinen Namen und seine E-Mail Adresse hinterlegen muss, um mit dem Ausfüllen zu starten. Sicherheit Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Formularprozess zu starten. Nach der verpflichtenden Eingabe von Name und E-Mail Adresse gelangt der Ausfüllende entweder direkt in das Formular oder muss zusätzlich eine Validierung über die E-Mail Adresse durchführen. Die zugehörige E-Mail Nachricht für die E-Mail Validierung kann im nächsten Schritt unter E-Mail Nachricht ebenfalls angepasst werden. Automatische Erinnerungen Hier werden die Personen, die ihren Link zum Ausfüllen per E-Mail erhalten haben in definierten Abständen an den Abschluss des Formulars per Mail erinnert. Passwortschutz Ist der Passwortschutz aktiviert, so müssen Ausfüllende erst das von Ihnen hinterlegte Passwort eingeben, um mit dem Ausfüllen zu starten. Mengenbeschränkung Damit können Sie die maximale Anzahl an Formular-Eingängen beschränken. Sobald die festgelegte Obergrenze an Formular-Eingängen erreicht ist, kann das Formular nicht mehr abgeschlossen werden. Einsendeschluss Formulare können nur bis zu einem festgelegten Einsendeschluss abgeschlossen werden. Bitte beachten Sie einige Hinweise zur Änderung der Frist: Die Frist wird weiter in die Zukunft verschoben: Alle bereits angefangenen und neuen Formular-Prozesse erhalten die neue Einsendungsfrist. Verkürzung der Frist: Die Frist für alle bereits begonnenen Formularprozesse wird nicht verkürzt. Einsendeschluss nachträglich deaktivieren: Bei allen bereits angefangenen Formular-Prozessen wird die Einsendungsfrist deaktiviert. Einsendeschluss nachträglich aktivieren: Bei allen bereits angefangenen Formular-Prozessen wird die Einsendungsfrist nachträglich nicht mehr aktiviert. Veröffentlichung & Formular-Link Es gibt drei Möglichkeiten ein Formular zu veröffentlichen. Wenn Sie das Formular im Editor bearbeitet haben, können Sie es mit einem Klick auf den Button oben rechts veröffentlichen. In der Versionsübersicht lassen sich neue Versionen Ihres Formulars über die drei Punkte oder über den Button oben rechts erstellen. In der Gesamtübersicht aller Formulare, können über die drei Punkte neue Versionen des jeweiligen Formulars erstellt werden. Der zugehörige Link zum Formular wird Ihnen in den Details ganz rechts bereitgestellt. Anzeigen und Verwalten von Formularen Sie können Ihre Formulare anzeigen, indem Sie zum Menüpunkt “Formulare” gehen. Dort finden Sie eine Listenansicht mit all Ihren Formularen, deren Status, Anzahl an Formular Prozessen uvm. Es gibt drei Statusstufen, die Ihre Formulare haben können: Entwurf, Aktiv, Inaktiv. Entwurf: Das Formular wurde erstellt, muss aber noch veröffentlicht werden. Aktiv: Das Formular wurde erstellt und veröffentlicht. Inaktiv: Das Formular ist nicht veröffentlicht und kann nicht mehr ausgefüllt werden.

Formulare ändern

Änderungen an einem aktiven Formular vornehmen Klicken Sie dazu in der Listenansicht Ihrer Formulare auf das Formular, in dem Sie die Änderungen vornehmen möchten. Anschließend klicken Sie auf Versionen und erstellen eine neue Formularversion. Dort werden Sie aufgefordert, Ihre geplanten Änderungen in Stichpunkten kurz zu dokumentieren. Dadurch können Sie oder andere Formular-Bearbeitende alle getätigten Änderungen im Formular jederzeit nachvollziehen. Im Editor können Sie nun  die geplanten Änderungen vornehmen und  die neue Formular Version anschließend veröffentlichen. Die neue Formular Version löst automatisch die alte Version ab, ohne dass Sie den Link austauschen müssen. So funktioniert die Versionierung von Formularen Jedes neue Formular startet automatisch mit der Version 1 , hat als Versions-Beschreibung Initiale Version und den Status Entwurf. Eine Formular Version kann folgenden Status haben: Entwurf: Die Version ist nicht aktiv und kann bearbeitet werden. Aktiv: Die Version ist aktiv und alle Personen, die den Link zum Formular haben, können dieses ausfüllen und/oder unterschreiben Deaktiviert: Die Version ist deaktiviert und nicht mehr erreichbar. Sobald Sie eine neue Version aus einem aktiven Formular erstellen, wird eine Kopie von der vorherigen Version erstellt. Diese Version hat den Status “Entwurf” und kann bearbeitet werden. Die vorherige Version ist weiter aktiv und erreichbar. Sobald Sie alle Änderungen in der neuen Version vorgenommen haben, wird mit Veröffentlichen der Version die vorherige Version automatisch deaktiviert und durch die neue Version ersetzt. Der Link zum Formular bleibt dabei gleich und ändert sich nicht. Formulare deaktivieren Formulare lassen sich deaktivieren in dem Sie in der Formularübersicht oder im Versionsverlauf des jeweiligen Formulars über die drei Punkte “Deaktivieren auswählen”.

Automatische Übernahme von Name & E-Mail Adresse in ein Formular

Um einen Formularprozess starten zu können, müssen zunächst der "Name" und die "E-Mail-Adresse" angegeben werden. Da diese Angaben häufig auch im eigentlichen Formular erneut abgefragt werden, kommt es oft dazu, dass Ausfüller die Informationen doppelt eingeben müssen. Damit die zu Beginn erfassten Daten automatisch in das Formular übernommen werden, sind einige Schritte erforderlich: 1. Empfänger und Rollenbezeichnung anpassen Zunächst auf Empfänger klicken. Anschließend die Rollenbezeichnung so anpassen, dass sie aus einem einzigen Wort besteht und keine Sonderzeichen enthält. Geeignete Beispiele sind etwa Kunde, Mitarbeiter, Ausfüller oder Antragsteller. 2. Regel für die automatische Übernahme erstellen Im Editor zu dem Punkt „Regeln“ navigieren und anschließend das Plus-Symbol auswählen, um eine neue Regel hinzuzufügen. Im Feld „Name“ den Begriff eintragen, der übernommen werden soll, zum Beispiel name oder email. 3. Regel formulieren Im nächsten Schritt wird die Regel formuliert. In unserem Beispiel haben wir im vorherigen Schritt die Rollenbezeichnung "Mitarbeiter" festgelegt. Dementsprechend lauten die Regeln wie folgt: Beispiel 1 für Name: participants.Mitarbeiter.name Beispiel 2 für E-Mail: participants.Mitarbeiter.email 4. Variable ins Formular einfügen An der gewünschten Stelle im Formular, an der der Name oder die E-Mail-Adresse automatisch angezeigt werden soll, die Regel als Variable einfügen. Nach Abschluss aller Schritte werden die zu Beginn eingegebenen Daten – wie Name und E-Mail-Adresse – automatisch an den vorgesehenen Stellen im Formular angezeigt. Diese Felder müssen nicht mehr manuell ausgefüllt werden, da die Informationen direkt aus der Startmaske übernommen werden. Dadurch wird Zeit gespart und Tippfehler vermieden. Beispielansicht mit übernommenem Namen in der Ausfülloberfläche: