Starten mit Paperless

Dieser Artikel gibt einen Überblick über die grundlegenden Funktionen von Paperless und zeigt, wie der Einstieg in das System gelingt. Er erklärt die wichtigsten Bergriffe wie Dashboard, Workspaces, Dokumente, Templates und Formulare, um einen schnellen und effizienten Start zu ermöglichen.

Workspace und Dashboard

Nach dem Einloggen erscheint oben links das Dashboard des aktuell ausgewählten Workspaces. Ein Workspace kann als ein Arbeitsbereich verstanden werden, der einer Abteilung oder einem bestimmten Bereich innerhalb eines Unternehmens entspricht, beispielsweise IT, Vertrieb oder Marketing. Eine Organisation kann in beliebig viele Workspaces unterteilt werden. Alle Mitglieder, die zu einem Workspace eingeladen werden, erhalten Zugriff auf dessen Inhalte und Dokumente.

Wie Sie Mitglieder zur Organisation und in die Workspaces einladen können – und welche Rollen dabei zur Verfügung stehen – erfahren Sie ausführlich unter https://help.paperless.io/hc/help/de/categories/aufbau-nutzer.

Das Dashboard bietet eine übersichtliche Zusammenfassung der aktuellen Aktivitäten und des Nutzungsstatus – sowohl für die eigene Person als auch für das gesamte Team. Es zeigt an, wie viele Dokumente noch ausstehen und wie viele bereits abgeschlossen wurden. Auf der rechten Seite werden die letzten Aktivitäten angezeigt, während im unteren Bereich hilfreiche Videos bereitgestellt werden.

PDF Uploads vs. Templates

Paperless kann auf zwei unterschiedliche Arten genutzt werden: Zum einen besteht die Möglichkeit, fertige PDFs direkt zur Signatur hochzuladen. Diese Funktion ist bequem über das Dashboard zugänglich und eignet sich besonders, wenn bereits fertige Dokumente verwendet werden sollen.
Zum anderen können eigene Vorlagen erstellt werden, die dynamischer sind als statische PDF und sich dem Endgerät des Empfängers anpassen. Diese sogenannten Templates sind vorgefertigte Dokumentvorlagen, die es ermöglichen, standardisierte Formulare, Verträge oder andere Dokumente schnell zu erstellen und anzupassen. Sie können Platzhalter für variable Daten enthalten und mithilfe des Drag-and-Drop-Baukastens individuell gestaltet werden.

Dokumente

Im linken Menü befindet sich der Bereich „Dokumente“. Hier werden alle Dokumente aufgelistet, die innerhalb des ausgewählten Workspaces erstellt oder verwendet wurden.

Die Spalte Status zeigt an, in welcher Phase sich ein Dokument befindet. Noch nicht versendete Dokumente werden als Entwurf geführt, versendete Dokumente befinden sich im aktiven Prozess, und sobald alle Empfänger unterschrieben haben, gilt das Dokument als abgeschlossen.

Die Spalte Fortschritt gibt an, wie viele der Empfänger bereits unterschrieben haben. Über den kleinen blauen Pfeil lässt sich eine detaillierte Ansicht öffnen, in der für jeden Empfänger einzeln ersichtlich ist, ob das Dokument bereits geöffnet, bearbeitet oder abgeschlossen wurde.

Durch einen Klick auf das jeweilige Dokument gelangt man zur Detailseite. Dort sind unter „Aktivitäten" sämtliche Schritte chronologisch dokumentiert, sodass sich der gesamte Verlauf jederzeit nachvollziehen lässt.

Templates Content Library

Der Bereich Templates bietet die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, die mehrfach verwendet werden können. Dies spart Zeit, insbesondere wenn ähnliche Dokumente regelmäßig benötigt werden.

Details zum Erstellen, Verwalten und Verwenden von Templates sowie zu den verfügbaren Funktionen sind unter [https://help.paperless.io/hc/help/de/categories/templates] zu finden.

Ergänzend dazu gibt es die Content Library, in der wiederverwendbare Bausteine wie Header, Footer oder andere Layout-Elemente abgelegt werden können. Diese Bausteine lassen sich flexibel in Templates integrieren.

Formulare

Neben Dokumenten und Templates können auch Formulare erstellt werden. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Formulare nicht aktiv an Empfänger versendet, sondern über einen Link veröffentlicht werden. Jeder, der den Link erhält, kann das Formular ausfüllen. Im Bereich „Formulareingang“ lassen sich begonnene und abgeschlossene Formulare einsehen. Die gesammelten Daten werden übersichtlich in Tabellen dargestellt und können bei Bedarf als Excel- oder CSV-Datei exportiert werden.
Bei Formularen arbeitet man mit Versionen, was bedeutet, dass Änderungen an einem Formular vorgenommen werden können, ohne dass sich der Link ändert. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, Fristen und Mengenbeschränkungen einzustellen, um den Zugriff und die Nutzung gezielt zu steuern.

Ausführliche Informationen zum Erstellen, Verwalten und Ausfüllen von Formularen sowie zu den verfügbaren Funktionen sind unter https://help.paperless.io/hc/help/de/categories/formulare verfügbar.

Einstellungen

Der Bereich Einstellungen regelt die Nutzer-, Workspace- und Organisationseinstellungen.
Unter "Account" lassen sich persönliche Einstellungen, wie die E-Mail Signatur und persönliche Unterschrift festlegen, Benachrichtigungenseinstellungen anpassen oder 2-Faktor-Authentifizierung hinzufügen.

Der Bereich "Workspace" regelt die Einstellungen für das ausgewählte Workspace. Hier können Mitglieder zum Workspace hinzugefügt werden, Erweiterungen aktiviert oder deaktiviert werden oder die E-Mail Einstellungen für z.B. den Betreff der versendeten Dokumente angepasst werden.

Ausführliche Informationen zum Verwalten von Benutzern (Organisation) und Mitgliedern (Workspace) sind unter Berechtigungs-Rollen verfügbar.